16 abilități incontestabile de la cei mai buni asistenți administrativi în 2021

sn_2017_stateofoffice_report_cover_v4_indd

Un asistent administrativ stelar poate fi arma secretă a unei companii.



„Asistent administrativ” era sinonim cu lucruri precum programarea, evidența contabilă și aranjarea călătoriilor. Astăzi nu este așa .

În timp ce aceste funcții sunt încă o parte importantă a jobului, în zilele noastre administratorii au sarcini cu mult mai mult. Adesea, administratorii își asumă funcții strategice de primă linie în mod tradițional retrogradate în resurse umane sau operațiuni - lucruri precum la bordul unor noi angajări și planificarea evenimentelor.

Administratorii moderni sunt, de asemenea, deseori însărcinați să gestioneze atât cultura internă, cât și cea a companiei la distanță printr-un software de recunoaștere a angajaților ca Asamblare - care este gratuit.



Din ce în ce mai mult, menținerea unei culturi de birou pozitive este esențială pentru recrutarea și păstrarea talentelor de top, angajarea angajaților și îi inspiră să se descurce cât mai bine. Administratorul unei companii este adesea însărcinat cu responsabilități legate de cultură, cum ar fi planificarea în afara site-urilor, gestionarea avantaje precum gustări de birou , și, în general, menținerea atmosferei de birou.

Când vine vorba despre asta, se așteaptă ca administratorii să mențină lucrurile fără probleme, indiferent de ce este nevoie. Gândiți-vă la ele ca la „jucătorul utilitar” din baseball. Sunt Jacks- și Jills-of-all-trade, se așteaptă să funcționeze la un nivel ridicat într-o grămadă de situații diferite.

(- Faceți mai multe lucruri Asistența - buletinul informativ săptămânal nr. 1 realizat pentru asistenți de către asistenți.)



Deci, este logic că administratorii de astăzi au nevoie de o gamă largă de abilități pentru a reuși în acest rol provocator.

Dar care sunt acele liste de abilități administrative? Și ce îi separă pe administratorii buni de cei mari? Ce idei de dezvoltare profesională pentru asistenți administrativi ar trebui să urmați?

Exact asta am cerut comunității noastre de administratori rockstar. Iată abilitățile pentru asistent administrativ care plătesc cu adevărat facturile.

Recent, am chestionat peste 1.273 de asistenți executivi în grupul nostru Facebook „Asistentul executiv” și am constatat acest lucru luni.com a fost instrumentul lor preferat de ivitate.

Cuprins

1. Cunoașterea tuturor resurselor

Când sunteți asistent administrativ, toată lumea se bazează întotdeauna pe dvs. pentru a avea o soluție pentru fiecare problemă sau un instrument de utilizat pentru fiecare nevoie.

Administratorii remarcabili rămân înaintea cererilor păstrând o bază de date sau un fișier Excel cu instrumente utile și resurse de acces.

exercițiu de făcut la locul de muncă

Lansați-vă propria listă cu câteva dintre „armele secrete” ale administratorului nostru preferat.

Asistența : Luați în considerare acest buletin informativ săptămânal freemium, comanda dvs. rapidă pentru a cunoaște toate resursele, inclusiv software-ul util și tehnologia care economisește timp. Păstrați-vă la curent cu o serie de resurse, care vă sunt livrate pe un platou de argint (cunoscut și ca e-mail frumos formatat) în fiecare săptămână. Înscrie-te gratuit aici!

Alte resurse utile:

2. Rezolvarea problemelor creative

Dacă doriți să aflați cum să fiți un bun asistent administrativ în 2021, atunci rezolvarea problemelor ar trebui să fie în cutia dvs. de instrumente. Deoarece responsabilitatea principală a unui administrator este să mențină lucrurile la punct, rezolvarea problemelor este o abilitate indispensabilă. Cu munca la distanță și programele flexibile în creștere, locul de muncă modern de astăzi necesită un nou tip de gândire creativă pentru ca totul să funcționeze fără probleme.

Chelsea Hnat, asistent executiv al directorului executiv pentru avansarea femeilor, ne spune de ce:

chelsea-hnat„Asistenții administrativi sunt într-o poziție unică de a fi polimați - știu despre atât de multe aspecte diferite ale mediului lor de muncă și sunt văzuți ca o soluție de rezolvare a problemelor.

Cu cât sunt mai capabili să depaneze eficient, cu atât devin mai valoroși în poziția lor, deoarece mențin totul în mișcare. ”

Creativitatea și capacitatea de a improviza, potrivit lui Hnat, sunt o parte necesară a ecuației la companiile de orice dimensiune.

chelsea-hnat„Văd acest lucru atât la companiile mici, cât și la cele mari, dar la o companie mică ca a mea, impactul acestor abilități de administrare este monumental și te face să fii remarcat.”

3. Eticheta adecvată

Administratorii interacționează cu oamenii în fiecare zi. Tot felul de oameni.

La fel ca managerii de birou , Administratorii sunt una dintre puținele persoane dintr-o companie (altele decât poate CEO-ul sau personalul senior în resurse umane) care se ocupă cu angajații de la fiecare nivel.

Desigur, acest lucru nu se limitează la interacțiunile interne. Rolul de administrator este aproape întotdeauna orientat spre înainte. Dacă sunteți administrator, sunteți adesea gatekeeperul unui departament sau executiv, gestionând apelurile primite, contactând furnizorii sau vorbind direct cu reprezentanți la nivel înalt la alte companii.

De aceea, bunele maniere și eticheta sunt atât de importante. Admin Elizabeth White-Peters explică, spunându-ne că manierele sunt „o artă pierdută care îl ghidează prin multe circumstanțe provocatoare”.

Potrivit lui White-Peters, unul dintre secretele stăpânirii artei manierelor este ascultarea. Ea spune,

elizabeth-white-peters„[Un] rockstar [admin] ascultă nu doar cuvintele, ci tonul și limbajul corpului pentru a citi între rânduri.”

obiectivele carierei pentru asistent administrativ

Iată un exemplu despre ce înseamnă ea:

elizabeth-white-peters'Telefonul suna. Este o voce agravată care solicită să vorbești cu managerul. În timp ce zâmbește și este politicos, un administrator evaluează rapid situația. Pe baza culturii companiei, ar putea avea loc mai multe acțiuni: se poate lua o notă și se poate asigura apelantul că va fi transmis, se poate pune apelantul în așteptare și se poate stabili cum să întrerupă managerul / să transfere apelul sau s-ar putea încerca să rezolvați problema direct.

Ascultând limbajul și tonul, se poate determina ce acțiuni să ia. La fiecare pas al drumului cu o comunicare politicoasă, crește potențialul de gestionare a situației la cele mai bune rezultate pentru apelant și manager.

„Vă rog” și „vă mulțumesc” vor fi observate de ambele. Cu experiență, administratorul va învăța de la manager ce a funcționat bine și, astfel, va ști cum să se descurce pentru următoarea apariție. ”

Se pare că administratorii au nevoie de un IQ emoțional ridicat și de capacitatea de a citi oamenii și de a reacționa în consecință.

Patru. Inteligenta emotionala

Inteligența emoțională se referă la abilitatea de a înțelege - și chiar de a influența - emoțiile în noi și în ceilalți. Cei mai de succes administratori au inteligență emoțională în pică. Iata de ce:

să vă cunosc activitățile
  • Inteligența emoțională îi face pe oameni să lucreze cu ușurință. Administratorii acordați la emoțiile altora obțin rezultate mai bune în urma negocierilor și a altor interacțiuni. Inteligența emoțională se traduce prin rezultate mai bune în relația cu toți oamenii și toate situațiile, făcându-l o abilitate obligatorie pentru administratori, care trebuie să solicite muncă, să efectueze munca și să negocieze despre lucrează cu tone de oameni.
  • Inteligența emoțională îi ajută pe oameni să gestioneze emoțiile celorlalți. Această abilitate de a citi oamenii îi ajută pe administratori să anticipeze nevoile șefilor și ale altor asociați cheie. De exemplu, presupunerea că un șef este nemulțumit de un raport oferă unui administrator ambițios șansa de a câștiga favoare prin redirecționarea sau reformularea conversației.
  • Inteligența emoțională face ca rezolvarea conflictelor să fie o briză. Înţelegere emoțiile facilitează tratarea cu emoții, chiar și cu cele negative. Și să știi cum să faci față emoțiilor le oferă administratorilor instrumentele pentru a rezolva orice conflict.
  • Inteligența emoțională face stresul mai ușor de gestionat. Administratorii inteligenți emoțional pot recunoaște semnele propriului stres și își dau seama că este timpul pentru o pauză de meditație.

5. Previziune și anticipare

Cei mai buni administratori nu trebuie să li se spună ce trebuie să facă. Ei anticipează soluția înainte ca problema să devină chiar o problemă. Acești administratori cresc de la a fi super-utili la a fi indispensabili, șefii de arme secrete pur și simplu nu pot trăi fără.

Kelly Todd și-a început cariera ca EA, sprijinind doi directori la o companie de producție bazată pe HGTV. În mintea ei, abilitatea ei de a anticipa a făcut-o să strălucească cu adevărat.

kelly-todd-quote„Acordarea atenției la detalii te va duce cu adevărat departe, deoarece acești executanți cer perfecțiune și, cât de drăguți pot fi, vor ca lucrurile să fie făcute corect, iar treaba ta ... este să le ușurezi viața.

Dacă poți rămâne cu un pas în fața șefului, de exemplu, „M-am ocupat să iau această rezervare pentru tine, deoarece văd în calendar că ești blocat”.

Această anticipare și acest tip de pregătire dincolo de ele va face cu adevărat să vă distingeți de ele ...

[Administratorul] poate fi cel mai bun prieten al Exec și, dacă se gândesc cu un pas înaintea lor, vei ieși în evidență. '

Chelsea Hnat este de acord:

chelsea-hnat„Deoarece munca lor implică atât de multe aspecte diferite în cadrul unei companii, ei au o capacitate distinctă de a prezice provocări și rezultate potențiale.”

6. Multitasking

În trecut, am susținut acest lucru multitasking-ul este un mit care distruge ivitatea . Creierele noastre nu sunt conectate pentru a efectua mai mult de o sarcină de nivel înalt la un moment dat, astfel încât cea mai bună strategie este să le acordăm prioritate și să le eliminăm unul câte unul.

Vă recomandăm să utilizați un software de genul luni.com pentru a crea, urmări și monitoriza sarcinile zilnice. Există o perioadă de încercare gratuită la care vă puteți înscrie aici .

Și, deși acest lucru este în mare parte adevărat - nu ar trebui să încercați să scrieți un model financiar în timp ce sunteți într-un apel de vânzări, de exemplu - unele dintre responsabilitățile esențiale ale unui administrator necesită ca aceștia să elimine sarcini simultan.

Acest lucru se datorează faptului că, pe lângă responsabilitățile mai mari și mai strategice, sarcinile de referință, cum ar fi depunerea sau programarea, încă mai revin administratorilor. A fi capabil să le faceți rapid - sau simultan - este un avantaj major. Cei mai buni administratori fac acest lucru fără efort.

Stephanie Merritt, asistent administrativ la Bonitz, explică:

stephanie-merritt„Cea mai bună abilitate pe care un asistent administrativ o reprezintă abilitatea de a efectua mai multe sarcini. Știu că în mod normal am câteva lucruri care se întâmplă în același timp și trebuie să le pot face pe amândouă în același timp.

De exemplu: trebuie să fac camere de hotel pentru subcontractorii noștri, în timp ce sunt la telefon, pot răspunde la e-mailuri sau pot termina niște acte. ”

7. Adaptabilitate

După cum am menționat anterior, responsabilitățile listei unui administrator sunt largi și variate. Adesea, acest lucru înseamnă să te poți opri pe un ban și să pivotezi spre un proiect complet lipsit de legătură. Lucrurile se schimbă rapid și cei mai buni administratori pot reacționa și adapta cu ușurință.

De exemplu, dacă șeful dezvăluie brusc o călătorie spontană care o va trimite afară din birou pentru următoarele două săptămâni, administratorul ei trebuie să treacă la acțiune, ștergându-și programul, comunicând în mod eficient cu toate părțile afectate pentru a evita sentimentele rănite și ego-urile învinețite. . În această situație, nu există timp să vă stresați și să petreceți ore întregi decidând ce să faceți.

Iată din nou Merritt pentru a explica:

stephanie-merritt„Cealaltă abilitate de top ar fi posibilitatea de a schimba ceea ce lucrezi într-o clipă. Pot să fiu în mijlocul a ceva și șeful meu intră și spune că are nevoie de ceva acum, trebuie să opresc ceea ce fac și să fac ceea ce mi-a cerut el, apoi să mă întorc pe ceea ce făceam înainte de a veni el să mă vezi.'

Acesta este un punct cheie - nu este vorba doar de schimbarea rapidă a sarcinilor, ci de posibilitatea de a reveni pe drumul cel bun odată ce reveniți. La urma urmei, există foarte puține lucruri pe care un administrator le face, ceea ce nu este important.

Cadouri aniversare de 10 ani ale angajaților

8. Organizare meticuloasă

S-ar putea să pară o nebunie, dar este foarte important. Când lucrați la o mulțime de proiecte diferite, nu aveți timp să pierdeți duplicarea muncii din cauza lipsei de organizare. În plus, organizarea ajută la reducerea stresului și, de asemenea, împiedică munca importantă să „cadă prin crăpături” atât la propriu, cât și la figurat.

Când vine vorba despre modul în care te organizezi, Stephanie Merritt susține că există o singură regulă - orice funcționează pentru tine:

stephanie-merritt„Nu există doi oameni care să lucreze la fel. Îmi place să termin un proiect înainte de a începe un altul. Dar acest lucru nu este întotdeauna posibil, așa că trebuie să am memento-uri pentru a-mi spune să termin primul proiect la care lucram.

Toată lumea are propriile abilități organizatorice și știe ce funcționează cel mai bine pentru ei. Sunt o persoană cu vedere. Folosesc foarte mult calendarul. Am, de asemenea, lucruri în podeaua mea, astfel încât să pot ține pasul cu totul.

O fată cu care lucrez folosește stive pe biroul ei, astfel încât să poată fi sigură la ce lucrează.

Indiferent de metoda dvs., organizația este cu siguranță o abilitate de administrare obligatorie.

(- Faceți mai multe lucruri Asistența - buletinul informativ săptămânal nr. 1 realizat pentru asistenți de către asistenți.)

9. A avea o „Inimă de slujitor”

Creat întâi de Robert Greenleaf, termenul „ servitor-conducător ”Și-a făcut loc în lexicul de gestionare până târziu. Se referă la un stil de conducere care pune bunăstarea altora pe primul loc. În practică, aceasta înseamnă concentrarea pe dezvoltarea personală și profesională și vizualizarea responsabilității principale a fi de a sprijini succesul echipei proprii.

Această idee de „serviciu” este la fel de importantă în rolul de administrator ca și în rolul de lider.

valerie-gomez'Este foarte important. Un executiv rockstar sau un asistent administrativ VREA să-și servească liderul - indiferent dacă sarcina este mare sau mică. Un administrator puternic știe că, ajutând la atingerea obiectivelor șefului lor, își vor atinge propriile lor obiective. ”

-Valerie Gomez, asistent administrativ la ADP

Marii administratori sunt dezinteresați și știu că dorința lor de a participa la echipă ajută la asigurarea atât a succesului echipei, cât și a propriului lor succes.

10. Resursivitate

Abilitatea de a improviza, de a gândi în picioare și de a veni cu soluții de zbor este una dintre cele mai importante trăsături pe care le poate prelua un administrator. Valerie Gomez explică de ce:

valerie-gomez„Încă nu am coordonat un eveniment care se desfășoară fără probleme, indiferent de cât de meticulos intenționez. Indiferent dacă există o modificare de ultimă oră a numărului de angajați pentru care ați bugetat deja sau o eroare de sistem pe ecranul monitorului cu 5 minute înainte ca prezentarea șefului dvs. să fie difuzată în direct.

Trebuie să puteți gândi în picioare - indiferent de problemă, un administrator rockstar va găsi o soluție! ”

Elizabeth White-Peters este de acord că inventivitatea este o trăsătură cheie, spunând:

elizabeth-white-peters„Văd AA-urile ca MacGyver corporative (îți amintești acel spectacol din anii 90?) Care au mâinile în puțin din toate, sunt capabile să rezolve în mod creativ probleme și sunt capabile să pună întrebările corecte din timp pentru a preveni orice lacune în proiecte sau provocări neașteptate. ”

jocuri online pentru echipe la distanță

11. Grit

Cu toții suntem familiarizați cu Legea lui Murphy - orice lucru care poate merge prost va merge prost.

Ei bine, lumea afacerilor nu este imună - departe de ea. Oricine a gestionat vreodată un proiect știe că provocările sunt inevitabile.

Același lucru este valabil și pentru rolul de administrator. La un moment dat, lucrurile vor merge lateral. Serverele se prăbușesc, sistemele telefonice se prăbușesc, furnizorii se descompun, zborurile sunt anulate, oamenii renunță.

Nu este vorba doar de a fi inventiv. Este vorba de a fi suficient de puternic pentru a face față oricărei situații. Un administrator rockstar nu se prăbușește sub presiune. Cei mai buni perseverează, se ridică la ocazie și își fac treaba. Asta este adevărat.

Iată modul în care administratorii pot cultiva adevăratul gres, denumit uneori rezistență:

  • Socializarea cu colegii de muncă. Socializarea eliberează oxitocină, ceea ce reduce susceptibilitatea la stres.
  • Cerând sfat. Uneori, avem nevoie de o altă perspectivă pentru a trece prin momente dificile.
  • Concentrându-se pe mentalitate. Oamenii pot controla doar obiectivul prin care văd lumea, dar își pot schimba punctele de vedere de la negativ la pozitiv printr-o simplă schimbare de perspectivă.

12. Comunicare eficientă

Nu există niciun tip de comunicare pe care administratorii să nu o atingă. Trebuie să fie pricepuți la telefon, să scrie e-mailuri bune și să proiecteze încredere atunci când vorbesc cu angajații de la toate nivelurile față în față. Adesea, trebuie să scrie comunicări la nivelul întregii companii sau chiar să pună cap la cap prezentări vizuale în numele șefului lor.

Nu contează ce mediu, comunicarea lor trebuie să fie clară , direct și succint. Acest lucru este valabil mai ales pentru administratorii care lucrează îndeaproape cu directorii. Directorii executivi și alți lideri superiori nu doresc să se descurce, să se divaleze sau să facă orice alt fel de alergare - doresc comunicare efectiva asta este chiar la obiect.

Învățarea celui mai eficient mod de a face acest lucru ajută la separarea administratorilor buni de cei mari.

Servicii de asistent virtual Și administratorii care doresc să îmbunătățească abilitățile de comunicare pot solicita ajutorul unui prieten de recenzie. Această persoană este pregătită să ofere casual feedback despre scripturi față în față, e-mailuri și orice altceva. Nu efectuează o analiză aprofundată; pur și simplu identifică zone care pur și simplu nu au sens.

Chiar și după doar câteva runde de revizuire, administratorii vor vedea căi diferite pentru a crește claritatea comunicărilor lor.

discursul angajatului lunii

13. Economie tehnică

Administratorii și tehnologia merg mână în mână în aceste zile. Nu mai este doar e-mail - Se așteaptă ca administratorii să fie competenți într-o gamă largă de aplicații și platforme integrate.

Vorbim despre aplicații de comunicații precum Slack, sisteme de calendar precum Calendly , sisteme de facturare, platforme de rezervare a călătoriilor, sisteme HR cum ar fi TriNet , sau software de implicare a angajaților, cum ar fi Locul de muncă cuantic , 15 Cinci sau TINYpulse . (Citiți ghidul minunat al Quantum Workplace pentru cumpărarea de software de angajare a angajaților .)

Este o mulțime de tehnologie.

Când lucrurile merg prost, nu vă puteți baza întotdeauna pe personalul IT. De fapt, la companiile mai mici, administratorul ar putea fi de fapt tipul defacto sau gal. Dacă puteți reporni un computer blocat, ace a test de gândire critică , publicați o postare pe blog în WordPress sau chiar pur și simplu reporniți internetul, aveți un pic în jocul de administrare.

Deci, cum pot administratorii să-și lustruiască priceperea în tehnologie? Pot începe prin a face o listă a tehnologiei utilizate frecvent și a identifica cu ce instrumente se simt cel mai puțin confortabil. După aceea, practica devine perfectă. Vă recomandăm să blocați o oră în fiecare zi pentru a experimenta tehnologii diferite, pentru a cunoaște sistemele și pentru a naviga prin instrumentele Ajutor și Comunitate pagini. Multe dintre aceste pagini au comori de resurse pe care majoritatea oamenilor nici măcar nu le caută; unele pagini au chiar interfețe de chat 24/7 sau linii telefonice administrate de experți în tehnologie care pot răspunde la orice întrebare. Când apare următoarea mare dificultate tehnică, marea soluție ar putea fi la fel de ușoară ca a ști unde să mergi pentru a obține ajutor rapid.

14. Big Picture Thinking

Administratorii de încredere sunt adesea consilieri de facto ai conducerii superioare. Acestea pot servi drept tablou de sondaj pentru idei noi, pot sugera noi procese sau chiar să analizeze deciziile de angajare.

Cei mai buni administratori oferă informații valoroase făcând recomandări bazate pe o înțelegere a afacerii unei companii și a culturii acesteia. Este esențial să știi cum să te gândești la lucruri în contextul unui întreg mai mare.

Gândirea la imagini de ansamblu s-ar putea să sune ca cel mai bine lăsat vizionarilor lumii, dar, în adevăr, toată lumea poate cultiva capacitatea de a gândi înainte. Luați în considerare conducerea. Conducerea defensivă bună presupune scanarea înainte pentru a vedea unde te duce drumul. Aceeași tehnică se aplică conceptelor abstracte, cum ar fi obiectivele companiei. Ce drum asfaltați pentru compania dvs. cu acțiunile pe care le întreprindeți astăzi? Cu ce ​​obstacole te aștepți să te confrunți? Odată ce puteți vizualiza aceste lucruri, vă puteți pregăti pentru ele.

15. Atenție la detalii

Dacă gândirea de ansamblu contează, și flipside-ul este adevărat. Detaliile sunt importante în activitatea de administrare și este indispensabil să aveți un ochi atent.

Gândiți-vă la asta - o mare parte din ceea ce face un administrator este o miză relativ mare. Dacă nu primești acel executiv pe un zbor, s-ar putea să nu poată închide următoarea rundă de finanțare de care are nevoie compania ta pentru a menține luminile aprinse.

Dacă nu primiți un vânzător plictisitor la timp și pentru suma corectă, s-ar putea să se întoarcă și să vă dea în judecată compania. Sau cel mai rău dintre toate ... o greșeală greșită din partea ta ar putea face ca șeful tău să arate rău.

Controlul calității atunci când vine vorba de detalii este un avantaj important pentru orice administrator.

16. Prioritizarea

Prin arta prioritizării, administratorii pot transforma o listă de sarcini într-o listă de realizări neprețuite. Abilitatea de a face diferența între „sarcini critice pentru misiune” și „sarcini care pot aștepta” prezintă o judecată impecabilă, abilități de conducere și o aliniere cu valorile companiei. Cel mai bun din toate, prioritizarea prezintă competența, inspirând încredere din partea liderilor care sunt încântați că nu trebuie să se țină de mână.

Prioritizarea ar putea fi, de asemenea, cheia păstrării calmului în timp ce vă confruntați cu o listă de sarcini care se înmulțește cu a doua. Lipsa concentrării în aceste situații duce la panică, iar panica ucide ivitatea. Scufundarea directă în câteva sarcini critice și prezentarea celor banale menține fluxul de lucru prioritar în mișcare, reducând în același timp stresul încercării de a face totul.

Administratorii pot spori abilitățile de stabilire a priorităților ascultând cu atenție în timpul întâlnirilor și conversațiilor ocazionale pentru a absorbi contextul din spatele diferitelor sarcini și a judeca mai bine importanța acestora. De asemenea, vă recomandăm să parcurgeți lista de sarcini și să întrebați „Ce afectează acest lucru?” Adevăratele priorități vor apărea în curând.

(- Faceți mai multe lucruri Asistența - buletinul informativ săptămânal nr. 1 realizat pentru asistenți de către asistenți.)

Sperăm că veți învăța cum să dezvoltați abilități de asistent administrativ care vă vor duce la nivelul următor! Ce zici tu? Vă considerați un administrator legendar? Care sunt sfaturile și trucurile preferate ale asistentului administrativ? Nu fi timid, anunță-ne în comentariile de mai jos.