Ghidul 2021 Surest pentru organizarea unui sistem de depunere a biroului

Salutați un nou deceniu și la revedere la confuzia sistemelor de depozitare de birouri vechi și învechite. Din moment ce a devenit mai ușor să găsești cel mai bun mod de a organiza fișierele pe hârtie și de a încorpora noi tehnologii de depunere la locul de muncă, acum este momentul perfect pentru a te organiza!

Am stabilit o serie de pași importanți pentru orice afacere de dimensiuni care încearcă să încorporeze un sistem de înregistrare a biroului. De la gestionarea fișierelor computerizate până la hacks ușor de realizat în birou, bun venit la ghidul de acces la birou.



modul de organizare a sistemului de depunere a biroului

Perspectiva începerii, organizării sau curățării unui sistem de înregistrare a biroului are puterea de a-i face pe cei mai curajoși dintre noi să se ascundă în spatele unei liste de alte „sarcini” mai importante. Nu mai trebuie să te ascunzi! Aceste sfaturi testate pe teren vă vor ajuta să obțineți - și să păstrați - sistemul dvs. de înregistrare de birou în stare de funcționare precisă.

Multe dintre aceste sfaturi au venit direct de la grupul nostru de manageri de birouri de pe Facebook! Vedeți ce pepite de înțelepciune are de oferit comunitatea noastră și săriți în conversație. Alăturați-vă grupului aici.



Sfaturi pentru depunerea biroului Căutare rapidă:

Codul culorii

Oamenii au codat culorile de când documentele de la birou - și sistemele de înregistrare a biroului pentru ao organiza - au devenit un fapt al vieții în urmă cu zeci de ani. Tehnica încercată și adevărată de codare a culorilor nu dă greș niciodată și este relativ rapid și ușor de realizat, chiar dacă aveți un sistem de înregistrare deosebit de complex. Codificarea culorilor vă va inspira să sortați fișierele în categorii sensibile, să găsiți fișiere rapid și să adăugați ceva distracție procesului de depunere.

Această tehnică organizațională este modalitatea perfectă de a transforma grămezile de hârtie în pachete ordonate, care sunt previzibile în cel mai bun mod posibil. Cel mai bine, codarea culorilor funcționează atât pe fișiere fizice, cât și pe fișiere digitale, iar dacă trebuie să organizați ambele tipuri de fișiere, puteți utiliza cu ușurință același sistem de codare color pentru fiecare.



Cum să:

  • Aruncați o privire la toate fișierele de care aveți nevoie pentru a organiza și stabiliți câteva categorii organizaționale. (Este posibil să dureze câteva pase pentru a recunoaște cu adevărat tiparele și a vă contura categoriile.)
  • Atribuiți fiecărei categorii o culoare. (Unele categorii includ resurse financiare, umane, contracte și facilități.)

Examinați categoriile împreună cu echipele și directorii dvs. Coordonarea culorilor nu va funcționa dacă nimeni nu înțelege categoriile pe care le-ați ales.

  • Adunați materiale pentru codarea culorilor. (Acestea ar putea fi foldere colorate pe care să le așezați pe un raft de cărți sau pur și simplu bucăți de bandă colorată de washi pe care să le lipiți pe sertarele dulapului.)
    • Swag.com oferă tone de produse organizaționale în culori vii, care sunt perfecte pentru codarea culorilor.Aceste opțiuni au un pas în sus pe alte opțiuni, deoarece le puteți imprima cu logo-ul companiei dvs. sau cu alte modele.
    • Consultați aceste bunătăți personalizabile ale organizației de birou:

Pop-Desk-Tray-SnckNation-Logo

  • Faceți codarea culorilor! Sortează-ți fișierele în categorii cu coduri de culori și simte zen-ul zen organizațional cu fiecare fișier pe care îl arunci (sau trage și fixează) într-un vas îngrijit, codat prin culori.
  • Creați o foaie de reguli de referință rapidă pentru a ușura procesul de codificare a culorilor pentru dvs. (pe măsură ce adăugați fișiere noi) și pentru oricine altcineva care vă va ajuta să organizați sistemul de înregistrare a biroului în viitor.

sistem de înregistrare codificat prin culori

De ce funcționează:

Codarea culorilor este similară cu procesul de învățare cunoscut sub numele de „chunking” definit de antrenorul eLearning ca „... strategia de descompunere a informațiilor în bucăți de mușcătură, astfel încât creierul să poată digera mai ușor informații noi”.

Când codificați culoarea unui munte de hârtie, transformați o masă întâmplătoare de informații în bucăți pe care dvs. și creierul dvs. le puteți sorta cu ușurință atunci când trebuie să găsiți ceva anume. Dacă trebuie să găsiți o factură într-o grămadă de hârtie, atunci s-ar putea să vă lăsați copleșiți și să renunțați, dar dacă trebuie să găsiți o factură în noul dvs. sistem cu cod color, atunci veți ști să căutați steagul verde care denotă „Documentele financiare”.

Digitizați

Când digitizați fișiere, creați în esență un sistem de înregistrare fără hârtie. Mulți oameni consideră că este mult mai ușor să organizeze un sistem de stocare digitală peste un sistem de stocare a hârtiei după ce fiecare fișier de hârtie a fost transformat într-un format digital. Dacă alegeți să vă digitalizați fișierele, va trebui să începeți prin scanarea și conversia fișierelor vechi, un proces care poate necesita mult timp și muncă.

Cum să:

Mulțumiri speciale pentru Francisco din partea noastră Grupul Facebook pentru conturarea acestor indicii!

  • Decideți cum să organizați fișierele digital. Vrei să folosești un soluție software livrată imediat , o unitate de rețea întreținută de propriul grup IT (tehnologia informației) sau o platformă cloud gratuită, cum ar fi Google Drive ?
  • Folosiți o mașină de scanare fiabilă și eficientă. (Francisco a folosit un Richo echipament cu capacitatea de a scana documente și de a le trimite în dosare predefinite din rețea.)

Francisco recomandă, de asemenea:

„Determinați dacă aveți spațiu de rezervă pentru stocarea în cloud pentru documentele dvs. Acest lucru este important mai ales dacă gestionați documente care, dacă sunt pierdute, ar putea aduce un prejudiciu imens clienților, clienților sau altor operațiuni comerciale. ”

  • Stabiliți cine va avea acces atât la adăugarea, cât și la organizarea fișierelor în sistemul dvs.
  • Elaborați o convenție de denumire standardizată pentru fișierele scanate. Acest lucru va face fișierele ușor de găsit și căutat în sistemul dvs. fără hârtie.
  • Francisco recomandă adăugarea de date (sau cel puțin ani) la numele fișierelor, astfel încât va fi mai ușor să știți când să le ștergeți sau să le arhivați. Bibliotecile Penn are o listă minunată de cele mai bune practici de denumire a fișierelor ca să începi.
  • Creați o hartă a viitorului dvs. sistem de înregistrare digitală. Faceți această machetă cât mai precisă posibil, astfel încât să puteți anticipa orice probleme legate de schema dvs. de organizare. Actualizați harta când ați terminat proiectul pentru a încorpora orice modificări pe care le-ați făcut pe parcurs. Când ați terminat, această hartă vă va ajuta să găsiți cu ușurință lucruri pe măsură ce cunoașteți noul dvs. sistem.
  • Scanați documentele:
    • Utilizați o ștampilă sau autocolante pentru a marca fișierele fizice care au fost deja scanate în sistem.
    • Dacă sistemul dvs. de fișiere digitale permite, adăugați cuvinte cheie la fiecare document pentru a facilita găsirea fișierelor.
    • Luați-vă timp pentru a evita greșelile. Chiar și o simplă eroare ar putea într-o zi să facă imposibilă găsirea unui fișier de care aveți nevoie. Scanarea documentelor în noul dvs. sistem este un proces care necesită mult timp, dar nu uitați: În cele din urmă veți termina!

digitalizare-sistem de depunere

De ce funcționează:

Sistemele digitale de înregistrare automatizează aspectul „găsirea fișierelor” sistemului de înregistrare de la birou. În loc să răsfoiți foldere și stive în timp ce riscați tăieturi de hârtie și dureri de cap, un sistem digital vă va permite să căutați câteva cuvinte cheie sau să sortați fișiere într-o listă alfabetică și să găsiți cu ușurință ceea ce doriți.

Sistemele digitale facilitează, de asemenea, adăugarea de fișiere noi și chiar împărtășirea responsabilităților de înregistrare între echipe. Configurarea necesită multă muncă, dar timpul și stresul pe care le economisiți după aceea merită cu adevărat.

Setați o dată de expirare

Acest lucru poate părea o înșelătorie, dar una dintre cele mai bune modalități de a organiza un sistem de înregistrare de birou este de a reduce fișierele pe care trebuie să le organizați. Îndepărtarea fișierelor în funcție de conținut poate deveni dificilă, deoarece este dificil să se determine ce fișiere trebuie salvate și care fișiere pot fi aruncate, dar aruncarea fișierelor în funcție de vârstă reprezintă un mod sigur și standardizat de a decide ce puteți arunca.

Cum să:

  • Stabiliți o vârstă „de aruncat” pentru fișierele dvs. - 1 an, 5 ani, 10 ani ... orice pare potrivit pentru fișierele pe care le păstrați și tipul de activitate pe care o desfășurați.
    • Dacă vă temeți că este posibil să aveți nevoie din nou de fișiere, pur și simplu mutați-le într-o casetă „arhivă” sau un folder organizat în funcție de an. (Acest lucru împiedică cel puțin sistemul dvs. principal de fișiere să se aglomereze cu documente învechite.)
  • Creați o întâlnire recurentă în calendarul dvs. - probabil prima săptămână din noul an - pentru a face o purjare masivă a fișierelor.

De ce funcționează:

Eliminarea fișierelor vechi vă păstrează sistemul curat, organizat și relevant. De asemenea, vă economisește timp menținând sistemul în stare de funcționare și vă ajută să evitați irosire timp de organizare a fișierelor de care nimeni nu va mai avea nevoie.

Diviza și cuceri

grup-sistem-de-dosare

Dacă fișierele pe care trebuie să le organizați sunt relevante numai pentru anumite departamente, rugați o persoană din fiecare dintre aceste grupuri să își organizeze fișierele în timp ce creați o structură de gestionare a fișierelor.

Cum să:

  • Creați o structură organizațională bazată pe departament în loc să utilizați categorii care grupează fișiere pe baza unor subiecte generale, cum ar fi finanțele sau resursele umane.
  • Împărțiți fișierele în consecință.
  • Luați dosarele la un expert din fiecare departament, de preferință cineva pe care îl cunoașteți are abilități organizaționale uimitoare. Rugați acest voluntar să organizeze logic fișierele și să creeze o cheie pentru referință.
  • Colectați fișierele departamentale organizate și adăugați-le la sistemul dvs. general.

De ce funcționează:

Solicitând persoanelor care vor înțelege - și trebuie să acceseze - fișierele pentru a lua parte la procesul de organizare, vă asigurați că sistemul dvs. va funcționa.

Organizați fișiere pe pereți

Montați suporturile de fișiere chiar pe pereți, în loc să folosiți un dulap sau un raft.

Cum să:

  • Stabiliți categoriile organizaționale și definiți ce tipuri de documente ar intra în fiecare categorie.
  • Montați suporturi de perete spațioase într-una din zonele comune ale biroului dvs. (Obțineți titulari atrăgători care se potrivesc mărcii companiei dvs. pentru a face acest efort dublu ca inițiativă de proiectare a biroului.) Etichetați fiecare titular după categoria principală și apoi specificați ce tipuri de fișiere ar trebui să apară în fiecare. Luați în considerare modul în care puteți facilita înțelegerea etichetei pentru angajații ocupați în câteva secunde sau mai puțin.

Ce fișiere merg aici?

  • Facturi
  • Chitanțe
  • Cereri de rambursare
    • Trimiteți un e-mail tuturor celor din companie pentru a vă explica procesul. În loc să vă aducă fișiere, oamenii le pot adăuga direct deținătorilor.
  • Curățați fișierele o dată pe săptămână, dacă este necesar.

sistemul-de-dosare-pe-perete

De ce funcționează:

idei de petrecere de vacanță de companie mică

Fișierele Office sunt resurse colective, deci este logic că organizarea acestora ar trebui să fie o responsabilitate colectivă. Deși este posibil să aveți planuri ambițioase pentru menținerea sistemului de depozitare a biroului într-o stare perfect organizată, totul s-ar putea destrăma dacă, și când, veți fi ocupat. Acest sistem asigură faptul că fișierele rămân organizate pe categorii în loc să se acumuleze într-o grămadă întâmplătoare.

Organizați după importanță

Oricine a căutat vreodată prin fișiere înțelege dorința arzătoare de a găsi exact ceea ce aveți nevoie în loc să găsiți 100 de lucruri de care nu aveți nevoie. De exemplu, încercați să vă organizați fișierele de birou în ordinea importanței pentru a face ca recuperarea documentelor să fie mai plăcută pentru toată lumea.

Cum să:

  • Anchetați angajații și întrebați ce fișiere de birou aveau nevoie să găsească sau să acceseze pe tot parcursul anului. (Faceți acest sondaj obligatoriu și solicitați ajutorul conducerii pentru executare, dacă este necesar.)

Parcurgeți răspunsurile și grupați tipurile de fișiere în niveluri în funcție de cerințele de acces. (Nivelul superior ar fi cele cinci tipuri de fișiere cele mai frecvent accesate conform sondajului dvs.)

  • Organizați-vă sistemul, digital sau fizic, în funcție de aceste categorii. Asigurați-vă că clasificați și etichetați și subfile. De exemplu, puteți eticheta fișierele dvs. de nivel superior, „Fișiere cruciale” și include etichete separate pentru „chitanțe”, „contracte” și „rezultate ale sondajului”.

De ce funcționează:

Toată lumea dorește un sistem de fișiere care pare să anticipeze exact ceea ce caută. Organizându-vă sistemul pe baza „regulii majorității”, aveți cele mai mari șanse de a crea un sistem de fișiere care să ofere chiar ceea ce oamenii au nevoie.

Planificați organizarea în mod regulat

Nici cel mai bun sistem de înregistrare a biroului nu va rămâne organizat de unul singur. Cel mai bine este să țineți cont de acest lucru și să planificați să faceți un pic de muncă, menținând sistemul organizat săptămânal. Contribuția unui efort mic în mod recurent se va simți mult mai puțin copleșitoare decât încercarea de a curăța un an de fișiere gestionate greșit simultan.

Cum să:

Configurați un memento de calendar recurent și nu uitați să păstrați această sarcină sacră. Solicitați ajutorul unor colegi de muncă pentru a vă răspunde și pentru a face distractiv evenimentul săptămânal. (De asemenea, ați putea stabili o recompensă pentru a vă spori motivația organizațională.)

organizarea-fișierelor-zilnic

De ce funcționează:

Menținerea unui sistem organizat este mult mai realistă și mai ușor de gestionat decât organizarea unui sistem de la zero o dată pe an.

Separați munca continuă de munca finalizată

Acest geniu sfat din Instrumente pentru minte simplifică întregul sistem de înregistrare. Puteți organiza în continuare fișiere pentru proiectele finalizate, dar separarea acestora de fișierele legate de munca în curs va face căutarea fișierelor mult mai rapidă și mai eficientă.

Cum să:

  • Păstrați orice tehnică de clasificare existentă care a funcționat pentru dvs., dar adăugați două categorii generale: „Finalizat” și „În curs”.
  • Adăugați marcaje temporale sau etichete pentru a grupa fișierele după data finalizării, așteptată sau reală.
  • Adăugați în calendar datele de finalizare așteptate, astfel încât să știți când este timpul să intrați și să vă organizați.

De ce funcționează:

Fișierele legate de lucrările în curs sunt în mod logic cele pe care oamenii vor avea nevoie să le acceseze cel mai mult, iar organizarea unui sistem de înregistrare în funcție de urgență și frecvența accesului este una dintre cele mai bune modalități de a vă asigura că sistemul dvs. de înregistrare este perfect practic pe lângă faptul că este eficient organizat.

Bonus Tip: Găsiți o modalitate de a vă face organizarea sistemului de fișiere distractivă sau cel puțin realizabilă. Poate că asta presupune obținerea unor bunuri de organizare frumoase care să facă munca plăcută sau recrutarea unui coleg de muncă pentru a vă ajuta, astfel încât să puteți împărtăși conversații de calitate în timpul sesiunilor de organizare.

Descoperiți pur și simplu o modalitate de a face ca sarcina de organizare a fișierelor să funcționeze pentru dvs. - acesta este cel mai bun mod de a vă asigura că sarcina importantă de organizare a fișierelor nu devine una de groază.

Poți avea vreodată prea multe sfaturi de organizare? Credem că nu! Împărtășiți-vă sfaturile de mai jos, astfel încât să ne putem bucura cu toții de birouri super-organizate!

P.S. Multe dintre aceste sfaturi au venit direct de la grupul nostru de manageri de birouri de pe Facebook! Vedeți ce pepite de înțelepciune are de oferit comunitatea noastră și săriți în conversație. Alăturați-vă grupului aici.

Resurse de instruire pentru birou