Calea carierei asistentului administrativ: oportunități de avansare

Calea carierei asistentului administrativ

O carieră de asistent administrativ poate merge în multe direcții interesante, cu o mulțime de răsuciri pe parcurs. Această carieră variabilă există în parte datorită listei extinse de responsabilități a unui asistent administrativ, care poate include orice și orice.



De exemplu, aruncați o privire la ceea ce Biroul de statistici ale muncii Manualul de perspectivă profesională spune Asistenții administrativi fac:

„Secretarii și asistenții administrativi îndeplinesc o varietate de sarcini clericale și administrative care sunt necesare pentru conducerea eficientă a unei organizații. Folosesc software de calculator pentru a crea foi de calcul; gestionarea bazelor de date; și să pregătească prezentări, rapoarte și documente. De asemenea, ei pot negocia cu furnizorii, pot cumpăra consumabile și pot gestiona depozite sau biblioteci corporative. Secretarii și asistenții administrativi folosesc, de asemenea, videoconferința, faxul și alte echipamente de birou. Sarcinile specifice ale postului variază în funcție de experiență, titlul postului și specialitate. ”

Cu alte cuvinte,Asistenții administrativi fac puțin din toate. Ca rezultat al făcând totul , majoritatea asistenților administrativi au șansa de a explorează totul . De aceea, o carieră de asistent administrativ poate arăta ca un drum sinuos, cu multe ramuri și furculițe diferite. De exemplu, unii asistenți administrativi pot considera că au o dragoste pentru bugetare și se separă de calea administrativă pentru a urmări finanțarea.



Administratorilor ambițioși nu le vor lipsi niciodată oportunitățile de a se ridica în rândul echipelor lor sau chiar de a schimba departamentele și de a explora noi roluri. Dacă sunteți (sau știți) unul dintre acești asistenți administrativi ambițioși, atunci aflați totul despre progresul în domeniul administrativ explorând sfaturile, strategiile și resursele de mai jos.

Sfaturi și sfaturi

Obiective de asistent administrativ

Stabiliți obiective SMART.

Dacă doriți să avansați în carieră, atunci trebuie să vă stabiliți obiective, iar cele mai bune obiective sunt obiectivele SMART. Strategia de stabilire a obiectivelor SMART este utilizată pe scară largă și acceptată pe scară largă în toate sectoarele, deoarece este eficientă. Stabilirea obiectivelor SMART vă asigură că acțiunile dvs. se aliniază la ambițiile dvs.



Pentru a vă asigura că obiectivele dvs. sunt inteligente, trebuie să le proiectați astfel:

  • S pecific
  • M usurabil
  • LA reglabil
  • R elefant
  • T sensibil la nume

Dacă doriți să vă folosiți experiența administrativă pentru a construi o carieră în planificarea evenimentelor, de exemplu, atunci veți lua acel obiectiv larg și îl veți face SMART.

  • Specific: Deveniți un planificator de evenimente asociat în departamentul de marketing și comunicații al companiei dvs.
  • Măsurabil: Puteți măsura acțiunile pe care le întreprindeți pentru a vă atinge obiectivele. De exemplu, puteți măsura cererile pe care le trimiteți și interviurile informative și formale pe care le completați.
  • Realizabil: Numeroși oameni din cadrul departamentului de Marketing și Comunicații v-au încurajat să urmăriți poziții deschise și aveți cel puțin 10 evenimente mari ale companiei în portofoliul dvs. actual.
  • Relevant: Deoarece petreceți aproximativ 50% din timpul dvs. planificând evenimente așa cum este, atunci acest obiectiv este cu siguranță relevant pentru experiența dvs.
  • Sensibil la timp: Echipa de Marketing și Comunicații tocmai a anunțat o extindere care va implica lansarea a trei noi planificatori de evenimente asociate. Odată ce postează posturile online, acest obiectiv va deveni sensibil la timp.

Încearcă totul.

Deoarece asistenții administrativi fac puțin din toate, au o mulțime de oportunități de a-și construi o serie de abilități și de a explora o gamă largă de interese. Pentru a avansa în cariera de asistent administrativ, încercați totul. Când cineva vă cere să ajutați cu un nou proiect, continuați și încercați. Dacă vrei cu adevărat să explorezi ceva, atunci oferă-ți asistența. Cu cât știți mai multe și cu cât puteți include mai multe proiecte în CV-ul dvs., cu atât veți fi mai pregătiți să avansați.

Rețele

Reţea.

Aspectul de a face totul din munca unui asistent administrativ implică, de asemenea, întâlnirea cu o mulțime de oameni. Administratorii care doresc să se deplaseze în sus sau chiar în jurul lor în carieră ar trebui să încerce să profite la maximum de fiecare interacțiune organică pe care o au pe parcursul unei zile de lucru medii. Câteva cuvinte prietenoase astăzi ar putea însemna că într-o bună zi vei fi primul care va auzi despre un loc de muncă.

Cereți mai multă responsabilitate.

Căutați și mai multe moduri în care vă puteți ajuta, mai ales în domeniile în care sunteți interesat să vă dezvoltați sau să avansați. (De asemenea, vă ajută să luați în considerare ce domenii oferă cele mai multe beneficii companiei dvs.)

Documentați-vă progresele și succesele în tot ceea ce vă asumați, apoi valorificați-vă experiența pentru a vă atinge obiectivele carierei.

În ghidul nostru despre solicitarea unei măriri, Managerul de birou Megan recomandat „Ținând o listă detaliată cu tot ceea ce faci și de care ești responsabil. Prezentarea acestora în mod clar vă va ajuta să vă validați valoarea ”. Trageți lista respectivă atunci când este timpul să spuneți conducerii de ce sunteți gata pentru o promovare.

Revizuire

Străduiți-vă constant să vă îmbunătățiți.

Una dintre cele mai bune modalități de a naviga cu succes și de a vă deplasa într-o carieră administrativă este pur și simplu să cultivați și să vă îmbunătățiți abilitățile existente și să vă atingeți cel mai mare potențial. Puteți lucra cu managerul dvs. pentru a vă ajuta să identificați:

  • Domenii de îmbunătățire
  • Domenii în care deja excelați și aveți potențial de stăpânit

După ce identificați aceste domenii, puteți lucra cu managerul dvs. pentru a stabili un plan de dezvoltare personală care să prezinte domeniile de concentrare și pașii specifici pe care îi puteți face pentru a vă îmbunătăți și perfecționa abilitățile.

Resurse și instrumente

Asociația internațională a profesioniștilor administrativi (IAAP) - Centru de resurse pentru carieră

Asociația Internațională a Profesioniștilor Administrativi (IAAP) pledează pentru fiecare persoană angajată într-o profesie administrativă. Organizația oferă resurse care îi ajută pe profesioniști să își aprofundeze valoarea pentru companiile lor și pentru domeniu în ansamblu. Centrul lor de resurse pentru carieră este o bază excelentă pentru orice profesionist care navighează pe o carieră de asistent administrativ. Resursele lor de carieră includ sfaturi cu privire la toate aspectele dezvoltării carierei, de la crearea de CV-uri la interviuri.

Evenimente de asistent administrativ

Seria de evenimente Office Ninjas Adminingling

In conformitate cu pagina de start a seriei de evenimente , „Evenimentele„ OfficeNinjas ”Admingling armează Ninjas cu puterea inteligenței colective prin rețea cu administratorii locali într-un mediu plin de viață, împărtășind în același timp provocări, brainstorming-uri de idei noi și schimbând soluții.”

Aceste evenimente casual de networking promovează dezvoltarea carierei prin reunirea administratorilor pentru a face schimb de idei și povești. O conversație la unul dintre aceste evenimente ar putea duce la următoarea mutare în carieră.

Exemple de obiective și strategii

Stabilirea strategiilor

Obiectiv: Treceți de la Asistent administrativ la Asistent executiv

Strategia:

  • Folosiți-vă întâlnirile săptămânale cu conducere de birou la nivel înalt pentru a afla despre nevoile actuale nesatisfăcute.
  • Luați inițiativă și lucrați pentru a răspunde acestor nevoi la îndatoririle dvs. existente. (Aceasta este o strategie deosebit de bună dacă executivul sau managerul cu care lucrați nu are deja un asistent executiv. În acest caz, puteți începe să preluați aspecte ale unui rol de asistent executiv pe măsură ce continuați cu responsabilitățile dvs. actuale.)
  • Solicitați feedback de la executiv și aflați dacă munca suplimentară pe care o faceți este utilă. După ce sunteți sigur că ați demonstrat o valoare incontestabilă, programați o întâlnire. Discutați despre obiectivele dvs. și aflați ce altceva ar trebui să faceți pentru a deveni asistent executiv.

Scop: Treceți de la Asistent administrativ la Manager de birou

Strategia:

  • Luați ceva timp pentru a observa operațiunile din jurul biroului.
    • Dacă compania dvs. are deja un manager de birou, atunci observați tipurile de lucruri de care se ocupă persoana din acea funcție.
    • Dacă companiei dvs. îi lipsește un manager de birou, atunci luați notă de sarcinile importante care ar putea cădea prin crăpături.
  • Dacă rolul dvs. implică suficientă flexibilitate, atunci începeți să vă asumați unele responsabilități de manager de birou.
    • Dacă compania dvs. are deja un manager de birou, atunci întrebați persoana aflată în acea poziție dacă puteți face ceva pentru a vă ajuta. Explicați-vă că sunteți interesat să deveniți un manager Office într-o zi și aflați dacă actualul Office Manager are obiective specifice carierei. Oferindu-vă câteva sarcini care să vă ajute să învățați, actualul manager de birou ar putea, de asemenea, să elibereze timp pentru a-și urmări interesele de dezvoltare a carierei.
    • Dacă companiei dvs. îi lipsește un manager de birou, atunci pur și simplu începeți cu domenii care vă interesează cel mai mult. Asigurați-vă că documentați îndatoririle suplimentare pe care le asumați și verificați frecvent cu dvs. pentru a vă asigura că niciuna dintre îndatoririle dvs. de bază nu cade prin crăpături.

Obiectiv: Treceți de la asistent administrativ la specialist în resurse umane

Strategia:

  • Identificați domeniile din munca dvs. care se suprapun semnificativ cu funcțiile de resurse umane.
  • Brainstorm moduri în care ați putea îmbunătăți acele domenii de muncă și chiar luați în considerare sarcini suplimentare pe care le-ați putea asuma pentru a crește procentul de timp pe care îl petreceți pentru funcțiile de resurse umane.
  • Spuneți-i supraveghetorului dvs. despre interesele dvs. și împărtășiți ideile pe care le-ați brainstormed. Asigurați-vă că supervizorul dvs. vă aprobă planurile și afișează disponibilitatea de a vă ajuta să vă documentați progresul și succesele în domeniile Resurse umane.
  • Organizați interviuri informaționale cu echipa actuală de resurse umane. Înainte de întâlnire, identificați un rol specific pe care ați putea să-l urmăriți. În timpul întâlnirii, împărtășiți ceea ce ați făcut în rolul dvs. actual și aflați ce altă experiență ar trebui să aveți în vedere pentru poziția dvs. țintă.
  • Colectați sfaturile pe care le-ați primit de la Resurse Umane și de la supraveghetorul dvs. pentru a crea un plan de acțiune pas cu pas care vă obligă să finalizați toate acțiunile recomandate și să aplicați la poziția dvs. țintă înainte de următoarea revizuire anuală.

Aveți experiență în parcurgerea carierei de asistent administrativ? Ne-ar plăcea să auzim ceea ce ați învățat pe parcurs. Împărtășiți-vă cunoștințele în comentariile de mai jos.