Șabloane esențiale de itinerar de călătorie de afaceri pentru călătorii de succes

șabloane de călătorii de afaceri

Planificarea itinerariilor de călătorie este un aspect important al activității unui asistent executiv. Executivii călătoresc de obicei pentru a întâlni parteneri cheie de afaceri, pentru a urmări oferte care schimbă jocul și pentru a participa la conferințe și întâlniri de profil. Succesul acestor planuri de călătorie critice pentru misiune revine mâinilor asistenților executivi (EA) inteligenți și capabili.



Pentru a-i ajuta pe EA să asigure fiecare călătorie, am creat șabloane de itinerarii de călătorie de afaceri, care fac linie rapidă procesul de planificare a călătoriei și stabilesc un itinerar standard consistent, pe care directorilor le va plăcea să îl primească din nou și din nou.

Multe dintre aceste șabloane au venit direct de la Grupuri Facebook pentru asistenți executivi ! Vedeți ce pepite de înțelepciune are de oferit comunitatea noastră și săriți în conversație.

Itinerarul călătoriei conferinței

Pentru a avea cea mai reușită experiență de conferință posibilă, directorii trebuie să urmeze un program militar precis. Conferințele necesită o planificare atentă față de spontaneitate; dacă un participant dorește să facă rețea cu anumite persoane și să participe la anumite sesiuni, atunci trebuie să urmeze un itinerar atent conceput, care se concentrează puternic pe logistică.



Detalii obligatorii pentru un itinerariu de călătorie de conferință:

  • Orele și detaliile de călătorie / transport
    • Orele generale de sosire și plecare ale călătoriei și detaliile esențiale de transport. Când trebuie executivul să plece de acasă pentru a ajunge la aeroport? Își va asigura propriul transport sau a fost aranjat în prealabil? Luați în considerare toate micile întrebări pe care le puneți în mod inconștient pe măsură ce vă planificați propriile călătorii și includeți răspunsurile ca detalii ale itinerariului.
    • Mergeți dincolo și dincolo: Dacă executivul cu care lucrați iubește să aibă toate detaliile, atunci includeți câteva din gloanțele de mai jos în itinerariul dvs. După cum veți vedea în șabloanele noastre, vă recomandăm să subordonați multe dintre aceste detalii pentru a face părțile cu adevărat esențiale ale itinerariului ușor de parcurs.
      • Numere de confirmare / rezervare a călătoriei (Acestea sunt bune pentru a avea la îndemână pentru a facilita detaliile călătoriei pentru ca reprezentanții serviciului clienți din diferite centre de transport să caute dacă există întrebări sau probleme cu planurile executivului.
      • Detalii despre parcare, inclusiv restricții, costuri și adrese fizice pentru parcări și garaje, la toate destinațiile. (O situație dificilă de parcare ar putea egala întâlnirile ratate sau sesiunile de conferință.)
      • Numerele de locuri. (Este întotdeauna util pentru un călător să le memoreze.)
      • Adrese ale centrelor de transport relevante, cum ar fi aeroportul, biroul de închirieri auto și gara.
      • Capturi de ecran sau copii tipărite ale e-mailurilor și biletelor de confirmare.
      • Detalii terminal. (Acest lucru este deosebit de important pentru aeroporturile sau stațiile de tren mari, unde terminalele sau porțile pot fi la distanță de kilometri și necesită călătorilor să ia navete de la și de la).
      • Hărți tipărite (descărcate din instrumente online) pentru a fi utilizate ca rezervă pentru GPS-ul telefonului mobil în zone fără internet fiabil.
    • Orele și detaliile legate de cazare
      • Orele și datele de check-in și check-out, precum și adresele pentru toate cazările călătoriei.
      • Mergeți dincolo și dincolo: Unele detalii suplimentare despre cazare fac călătoria unui executiv mai plăcută.
        • Facilități de cazare. Există o sală de gimnastică, un centru spa sau poate facilități de spălătorie? Cunoașterea acestor detalii cheie le permite directorilor să planifice mai bine călătoriile. De exemplu, un călător ar putea decide să se trezească cu două ore mai devreme în fiecare zi pentru a merge la sala de gimnastică la fața locului înainte de începerea conferinței.
        • Sfaturi de transport. Permiteți executivului să navigheze cu ușurință la și de la hotel. Faceți notițe despre restaurante sau locuri de interes la câțiva pași de casa executivului departe de casă. De asemenea, puteți semnaliza hoteluri care oferă servicii de transfer și hoteluri lângă centre de transport public de încredere.
        • Capturi de ecran sau copii tipărite ale e-mailurilor de confirmare a cazării relevante.
      • Detalii despre programul de zi cu zi
        • Orele și locațiile întâlnirilor și conferințelor.
        • Mese și mese pentru gustări. (Nimeni nu dorește să facă rețea în timp ce se enervează pe stomacul gol)
        • Ferestre de lucru. Evidențiați perioadele de timp relativ deschise atunci când directorii pot planifica să facă urmăriri imediat după întâlniri importante și sesiuni de conferință. Directorii pot utiliza, de asemenea, aceste ferestre pentru a face check-in la locul de muncă obișnuit și la asociații de la biroul de acasă.
        • Mergeți dincolo și dincolo:
          • Ce sa porti. S-ar putea să oferiți sfaturi de îmbrăcăminte pe baza programului executivului pentru ziua respectivă. De exemplu, s-ar putea să-l sfătuiți pe executiv să se îmbrace lejer pentru o ședință de dimineață, dar să le spuneți să împacheteze un blazer pentru a îmbrăca ținuta dacă nu vor avea timp să se schimbe înainte de o ședință de după-amiază.
          • Timpii și lungimile de pauză. Evidențiați când executivul va avea timp de așteptare pentru a face niște lucrări, pentru a merge la sală sau doar pentru a lua o cafea. Câștigați puncte brownie suplimentare încorporând elemente, cum ar fi meditația sau apelurile telefonice de familie, importante pentru rutina zilnică a executivului.
          • Se recomandă trezirea și orele de culcare.
          • Prognoza meteo și sugestii de ambalare.
          • Locuri unde se mananca. (Faceți cercetările dvs. din Yelp pentru a evita să vă deridați executivul!)
          • Sfaturi pentru călătorii profesionale. Descrieți zonele aglomerate sau turistice, drumurile cu trafic intens și alți factori influenți pentru experiența de călătorie.
          • Informații de contact pentru persoanele care participă la întâlnirile programate ale executivului

Șablon itinerar călătorie conferință

Itinerar - Titlul conferinței - Numele executivului

Datele conferinței -
Locația conferinței -

Călătorii și transporturi

Eveniment Data Timp Detalii Timp de tranzit

OUTBOUND



gustări cu conținut ridicat de proteine
Ex: Părăsește casa pentru aeroport - - Ex: Prin mașină programată -
Ex: Avionul decolează - - Ex: Seat 17A -

INTRARE

idei de petrecere virtuală de aniversare pentru copii
EX: Plecați de la hotel la aeroport - - - -
EX: Avionul decolează - - - -

NOTE [Alegeți elementele „Deasupra și dincolo” pentru această secțiune]

Ex: numărul zborului de intrare Ex: FlightXYZ
Ex: adresa aeroportului de intrare Ex: 123 Airplane Avenue, Big Sky, CO
Ex: e-mail de confirmare Ex: Copiați și lipiți captura de ecran aici

Cazare

Eveniment Data Timp Abordare
Ex: Check In - -
Ex: Check Out - -

NOTE [Alegeți elementele „Deasupra și dincolo” pentru această secțiune]

Ex: Dotări hoteliere Ex: sală de gimnastică, spa suedez, terapeut de masaj
Programa
Ziua 1
Timp / interval de timp Eveniment Locație
Ex: 6:00 AM Ex: Trezeste-te Locul - adresa
Ex: 6:30 - 7:30 AM Ex: Gym Locul - adresa
Ex: 9:00 AM - 12:00 PM Ex: sesiuni de conferință Locul - adresa
Ex: 12:00 - 13:00 Ex: Prânz în rețea Locul - adresa
Ex: 14:00 - 15:00 Ex: întâlnire de conducere Locul - adresa
Ex: 15:00 - 17:00 Ex: sesiuni de conferință Locul - adresa
Ex: 18:00 - 21:00 Ex: Cina de bun venit Locul - adresa
Ziua 2
Timp / interval de timp Eveniment Locație
- - -
Ziua 3
Timp / interval de timp Eveniment Locație
- -

NOTE [Alegeți elementele „Deasupra și dincolo” pentru această secțiune]

Ex: Ce să îmbraci Ex: Îmbrăcăminte formală de afaceri

Itinerarul turneului media

șabloane-tur-itinerar-media

Spre deosebire de itinerariile conferințelor, itinerariile turului media se bazează pe flexibilitate și libertate. Planificați un itinerar cu mult spațiu de respirație între întâlnirile media pentru a găzdui și chiar a încuraja posibilitatea ca întâlnirile să se desfășoare în timp. În lumea turneului media, o întâlnire de lungă durată ar putea însemna pur și simplu că un executiv construiește relații solide cu profesioniștii din mass-media.

Detalii obligatorii pentru un itinerariu turistic media:

  • Orele și detaliile de călătorie / transport
    • Includeți ora generală de sosire și plecare a călătoriei și detaliile esențiale de transport, plus orele de sosire, orele de plecare și adresele pentru fiecare întâlnire din fiecare zi. În timpul unui turneu media, un executiv va sări de la locație la locație, deci este esențial să fie prezentată toată logistica de călătorie.
    • Mergeți dincolo și dincolo:
      • Opțiuni de transport de ultim moment. (Ajutați directorii să evite întâlnirile ratate, asigurându-vă că au opțiuni de rezervă în cazul în care opțiunea de transport planificată cade.)
      • Detalii despre parcare, inclusiv restricții, costuri și adrese fizice pentru parcări și garaje, la toate destinațiile. (O situație dificilă de parcare ar putea egala întâlnirile ratate sau sesiunile de conferință.)
      • Hărți tipărite (descărcate din instrumente online) pentru a fi utilizate ca rezervă pentru GPS-ul telefonului mobil în zone fără internet fiabil.
    • Orele și detaliile legate de cazare
      • Orele și datele de check-in și check-out, precum și adresele pentru toate cazările călătoriei.
      • Mergeți dincolo și dincolo: Unele detalii suplimentare despre cazare fac călătoria unui executiv mai plăcută.
        • Facilități de cazare.
        • Sfaturi de transport.
        • Capturi de ecran sau copii tipărite ale e-mailurilor de confirmare.
      • Program de întâlnire detaliat
        • Orele și locațiile întâlnirii.
        • Mergeți dincolo și dincolo:
          • Documente privind profesioniștii din mass-media și publicațiile acestora. Acest lucru îi va ajuta pe directori să se pregătească pentru întâlniri de succes.
          • Ferestre de lucru. Evidențiați perioadele de timp relativ deschise atunci când directorii pot planifica să facă urmăriri imediat după întâlniri importante.
          • Locuri de interes / opriri recomandate în jurul fiecărei locații de întâlnire. Programul aglomerat al turneului mass-media nu le permite directorilor să facă multe explorări. Ajutați-i să obțină un pic de gust al orașului apelând la opriri cu acces ușor.

Șablon de itinerar al turului media

Itinerar - Media Tour - Numele executivului

Date turnee media Date aici
Locația turului media Localizare aici
Sosire prin avion Data și ora aici
Plecați prin plan Data și ora aici
Check-in la hotel Data și ora aici
Check-out la hotel Data și ora aici
Programul întâlnirii
Ziua 1
Întâlnire start finalizarea Sosire Via Abordare
Media Outlet - Contact principal - - Ex: Mașină -
Media Outlet - Contact principal - - Ex: Plimbare -
Media Outlet - Contact principal - - Ex: Mașină -
Media Outlet - Contact principal - - Ex: Plimbare -
Ziua 2
Întâlnire start finalizarea Sosire Via Abordare
- - - - -
Ziua 3
Întâlnire start finalizarea Sosire Via Abordare
- - - - -

NOTE [Alegeți elementele „Deasupra și dincolo” pentru această secțiune]

Ex: Transport de ultim moment Ex: QwickCabXYZ [555-555-5555]

Itinerar internațional de călătorie

șabloane-itinerariu-internațional-de-călătorie

Succesul unui itinerariu internațional de călătorie depinde de pregătirea concepută pentru a oferi călătorilor instrumentele de care au nevoie pentru a înțelege elementele de bază ale comunicării și navigării prin diferite țări.

Detalii obligatorii pentru un itinerariu internațional de călătorie:

  • Orele și detaliile de călătorie / transport
    • Includeți ora generală de sosire și plecare a călătoriei și detaliile esențiale de transport. Planificați ca executivul să ajungă suficient de devreme la aeroport pentru a evita orice snafus de călătorie și asigurați-vă că includeți detaliile de sosire și plecare pentru orice zbor de legătură.
    • Au fost incluse detalii relevante privind modul principal de transport pe care executivul îl va folosi pentru a naviga în cealaltă țară. De exemplu, dacă un om de afaceri american face o călătorie la Londra, probabil că ar dori să aibă toate elementele de bază ale metroului londonez, inclusiv ce tip de trecere necesită sistemul, cum să planifice rute și cum să înțeleagă programele.
    • Mergeți dincolo și dincolo:
      • Apelați aplicațiile relevante de călătorie internațională care ar putea ajuta executivul să se deplaseze cu ușurință.
      • Detalii parcare.
      • Numerele de locuri și detalii internaționale pentru mese și băuturi în zbor.
      • Adrese ale centrelor de transport relevante.
      • Capturi de ecran sau copii tipărite ale e-mailurilor și biletelor de confirmare.
      • Detalii pentru toate terminalele. (Acest lucru este deosebit de important pentru aeroporturile internaționale mari sau gările în care terminalele sau porțile pot fi la distanță de mile.)
      • Hărți tipărite (descărcate din instrumente online) pentru a fi utilizate ca rezervă pentru GPS-ul telefonului mobil în zone fără internet fiabil.
  • Orele și detaliile legate de cazare
    • Orele și datele de check-in și check-out, precum și adresele pentru toate cazările călătoriei.
    • Mergeți dincolo și dincolo: Unele detalii suplimentare despre cazare fac călătoria unui executiv mai plăcută.
      • Facilități de cazare. Hotelul are adaptoare necesare pentru aparate? Oferă Wi-Fi gratuit?
      • Sfaturi de transport. Recomandați cele mai bune modalități de a naviga în orașul necunoscut pentru a-i face pe directori să se simtă cât mai confortabil în timpul călătoriei.
      • Capturi de ecran sau copii tipărite ale e-mailurilor de confirmare.
    • Programul de zi cu zi.
      • Orele și locațiile întâlnirii.
      • Mese și mese pentru gustări.
      • Ferestre de lucru.
      • Mergeți dincolo și dincolo:
        • Scoateți câteva cuvinte folosite frecvent în limba maternă a destinației, mai ales dacă majoritatea oamenilor din destinație vorbesc o limbă pe care executivul nu o cunoaște.
        • Includeți punctele cheie din ghidurile de călătorie. Oferiți câteva informații despre cultura locală, în special normele culturale care influențează interacțiunile comerciale. Aceste norme ar putea include lucruri precum felicitări standard, practici de tipping, etichetă de întâlnire și mâncare și stiluri de comunicare.
        • Ce să îmbraci pentru a evita să arăți ca un străin.
        • Se recomandă trezirea și orele de culcare pentru a atenua efectele jet lag.
        • Prognoza meteo și sugestii de ambalare, mai ales dacă destinația va fi la mijlocul unui sezon diferit de sezonul de acasă.
        • Locuri unde se mananca. (S-ar putea să includeți, de asemenea, câteva feluri de mâncare populare și cuvinte de „vocabular” pentru alimente pentru a ajuta directorii să navigheze prin meniuri.)
        • Sfaturi pentru călătorii profesionale.

Șablon de itinerar internațional de călătorie

Itinerar - Internațional - Numele executivului

Date de călătorie Date aici
Destinaţie Localizare aici
Diferenta de timp Ore înainte / în spate
Călătorii și transporturi
Eveniment Data Timp Detalii Timp de tranzit
OUTBOUND
Ex: Părăsește casa pentru aeroport - - Ex: tren -
Ex: Avionul decolează - - Ex: Poarta -
Ex: Sosiți în locația de escală - - Ex: Poarta -
Ex: Plecați de la locația de plecare - - Ex: Poarta -
Ex: Sosire la destinație - - Ex: Transport terestru -

INTRARE

Ex: Plecați de la hotel la aeroport - - Ex: Transport terestru -
Ex: Avionul decolează - - Ex: Poarta -
Ex: Sosiți în locația de escală - - Ex: Poarta -
Ex: Plecați de la locația de plecare - - Ex: Poarta -
Ex: Sosire la destinație - - Ex: tren -

NOTE [Alegeți elementele „Deasupra și dincolo” pentru această secțiune]

jocuri amuzante pentru spargerea gheții pentru adulți
Ex: Aplicații utile de călătorie Ex: Gate Guru
Cazare
Eveniment Data Timp Abordare
Verifica - - - -
Verifică - - - -

NOTE [Alegeți elementele „Deasupra și dincolo” pentru această secțiune]

Ex: Dotări hoteliere Ex: WiFi și spa
Programa
Ziua 1
Timp / interval de timp Eveniment Locație
- - Locul - adresa
- - Locul - adresa
- - Locul - adresa
- - Locul - adresa
- - Locul - adresa
- - Locul - adresa
- - Locul - adresa
Ziua 2
Timp / interval de timp Eveniment Locație
- - -
Ziua 3
Timp / interval de timp Eveniment Locație
- - -
NOTE [Alegeți elementele „Deasupra și dincolo” pentru această secțiune]
Ex: Sfaturi de comunicare

-

Itinerariu de călătorie pentru vânzare

șabloane de vânzări-spectacole-itineary

Nu ieșiți niciodată pe drum fără un itinerar de planificare a vânzărilor bine planificat.

Detalii obligatorii pentru un itinerar de prezentare rutieră de vânzare:

  • Orele și detaliile de călătorie / transport.
    • Includeți ora generală de sosire și plecare a călătoriei și detaliile esențiale de transport pentru toate stațiile de expoziție rutieră.
    • Includeți detalii relevante privind modul principal de transport pe care echipa executivă sau executivă o va folosi pentru a trece de la eveniment la eveniment. Este acesta un roadshow internațional, un roadshow sau pur și simplu un roadshow intrastat?
    • Mergeți dincolo și dincolo:
      • Detalii parcare.
      • Capturi de ecran sau copii tipărite ale e-mailurilor și biletelor de confirmare.
      • Hărți tipărite (descărcate din instrumente online) pentru a fi utilizate ca rezervă pentru GPS-ul telefonului mobil în zone fără internet fiabil.
    • Orele și detaliile legate de cazare.
      • Includeți ora de check-in și check out, datele și adresele pentru toate cazările călătoriei.
      • Mergeți dincolo și dincolo: Unele detalii suplimentare despre cazare fac călătoria unui executiv mai plăcută.
        • Facilități de cazare.
        • Sfaturi de transport.
        • Capturi de ecran sau copii tipărite ale e-mailurilor de confirmare.
      • Programul de zi cu zi.
        • Orele și locațiile spectacolului rutier.
        • Mese și mese pentru gustări.
        • Mergeți dincolo și dincolo:
          • Prognoza meteo și sugestii de ambalare pentru fiecare locație de spectacol rutier.
          • Locuri de mâncare de-a lungul drumului. (Căutați în Yelp!)
          • Locuri de oprire de-a lungul drumului. Câteva opriri rapide la repere distractive vă vor ajuta să mențineți directorii și agenții de vânzări reîmprospătați și gata pentru restul spectacolului.

Șablon itinerar de expunere rutieră de vânzări

Itinerar - Vânzare Roadshow - Numele executivului

Date Roadshow

Date aici

Locație Roadshow

Localizare aici

Programul Roadshow
Opriți 1
Întâlnire start finalizarea Sosire Via Abordare

Țintă de vânzări - Contact principal

- - - -

Țintă de vânzări - Contact principal

- - - -

Țintă de vânzări - Contact principal

cum să găzduiești un happy hour virtual
- - - -

Țintă de vânzări - Contact principal

- - - -
Opriți 2
Întâlnire start finalizarea Sosire Via Abordare

Țintă de vânzări - Contact principal

- - - -

Opriți 2

Întâlnire

start finalizarea Sosire Via Abordare

Țintă de vânzări - Contact principal

- - - -

NOTE [Alegeți elementele „Deasupra și dincolo” pentru această secțiune]

Ex: Alimentele se opresc de-a lungul itinerariului

-

exerciții de făcut la locul de muncă

Itinerar personal de călătorie în vacanță

Travel-Itinerary-Dcbeacon

Chiar și vacanțele personale relaxate pot beneficia de itinerarii structurate.

jocuri distractive pentru spargerea gheții pentru adulți

Detalii obligatorii pentru un itinerar personal de vacanță:

  • Orele și detaliile de călătorie / transport.
    • Includeți ora generală de sosire și plecare a călătoriei și detaliile esențiale de transport.
    • Mergeți dincolo și dincolo:
      • Detalii parcare.
      • Capturi de ecran sau copii tipărite ale e-mailurilor și biletelor de confirmare
      • Hărți tipărite (descărcate din instrumente online) pentru a fi utilizate ca rezervă pentru GPS-ul telefonului mobil în zone fără internet fiabil.
    • Orele și detaliile legate de cazare.
      • Includeți ora de check-in și check out, datele și adresele pentru toate cazările călătoriei.
      • Mergeți dincolo și dincolo: Unele detalii suplimentare despre cazare fac călătoria unui executiv mai plăcută.
        • Facilități de cazare. Hotelul sau casa de închiriere au bucătărie, home theater, bar subteran, piscină sau masă de ping-pong? Călătorii își pot planifica mai bine călătoriile atunci când știu la ce vor avea acces acasă, departe de casă.
      • Mergeți dincolo și dincolo:
        • Prognoza meteo și sugestii de ambalare.
        • Locuri de luat masa lângă hotel sau închiriere.
        • Sfaturi pentru călătorii profesionale. Personalizați sfaturile pe care le includeți în funcție de cine călătorește executivul. Includeți locuri romantice pentru excursii în cuplu, atracții adaptate copiilor pentru excursii în familie și multe altele.
      • Detalii program.
        • Descrieți orele și detaliile pentru divertismentul / evenimentul principal al fiecărei zile.
        • Lăsați mult timp pentru mese relaxante.
        • Mergeți dincolo și dincolo:
          • Extras plan. Executivul va oferi probabil principalele evenimente ale zilei, dar puteți căuta opriri rapide în drumul către aceste evenimente, iar călătorul poate alege și alege câteva opriri spontane.

Șablon itinerar personal de vacanță

Itinerar - călătorii personale - numele executivului

Date de vacanță

Date aici

Destinaţie

Localizare aici

Călătorii și transporturi

Eveniment

Data

Timp

Detalii

Timp de tranzit

OUTBOUND

- - - - -
- - - - -

INTRARE

- - - - -
- - - - -

NOTE [Alegeți elementele „Deasupra și dincolo” pentru această secțiune]

Ex: numărul zborului de intrare Ex: FlightXYZ

Cazare

Eveniment

exerciții de făcut la locul de muncă

Data

Timp

Abordare

Verifica - - - -
Verifică - - - -

NOTE [Alegeți elementele „Deasupra și dincolo” pentru această secțiune]

Ex: Dotări hoteliere Ex: Bucătărie completă, masă de biliard și cadă cu hidromasaj

Programa

farse de jucat pe colegi

Ziua 1

Timp / interval de timp

Eveniment

Locație

- - - - -
- - - - -
- - - - -
- - - - -
- - - - -
- - - - -
- - - - -

Ziua 2

Timp / interval de timp Eveniment Locație
- - - - -

Ziua 3

Timp / interval de timp Eveniment Locație
- - - - -

NOTE [Alegeți elementele „Deasupra și dincolo” pentru această secțiune]

Ex: Locuri de interes

-

Ce itinerar te-ar ajuta? Spuneți-ne în secțiunea de comentarii de mai jos!

P.S. Multe dintre aceste șabloane au venit direct de la Grupuri Facebook pentru asistenți executivi ! Vedeți ce pepite de înțelepciune are de oferit comunitatea noastră și săriți în conversație.