Asistent executiv vs. Asistent administrativ: Care este diferența?

Ce face diferit un asistent executiv de un asistent administrativ? Oricine descifrează între aceste două poziții s-ar putea să fie puțin confuz.

Responsabilitățile asistenților executivi (EA) și ale asistenților administrativi (AA) se pot suprapune la o companie și pot fi foarte diferite la o altă companie. Oamenii pot folosi cele două titluri în mod interschimbabil în unele profesii, în timp ce alte domenii presupun că asistenții executivi și asistenții administrativi vor fi în echipe complet diferite.

Suntem aici pentru a completa lacuna de cunoștințe care este mereu prezentă atunci când vă întrebați, Asistent executiv vs. Asistent administrativ: Există vreo diferență? Am adunat informații care facilitează compararea și contrastul celor două poziții. Iată totul oricine începutul într-un domeniu administrativ trebuie să știe despre a fi asistent executiv sau asistent administrativ.

(- Alăturați-vă unuia dintre grupurile noastre private FB exclusiv pentru asistenți executivi și administrativi. Este o comunitatesă vă conectați, să colaborați și să împărtășiți sfaturi despre cum să depășiți spectrul larg de provocări cu care vă confruntați în rolul dvs.)

Diferențe cheie: Asistent executiv vs. Asistent administrativ

Asistenții executivi și asistenții administrativi împărtășesc o mulțime de responsabilități, abilități de bază și calități ideale. Deoarece aceste roluri variază de la o companie la alta, poate fi dificil să se stabilească diferențele specifice care s-ar aplica fiecărui EA și fiecare AA.

Ambele roluri se asigură că companiile lor funcționează cât mai eficient posibil. Diferența cheie constă în focalizarea fiecărei poziții.

• Asistenții administrativi se concentrează adesea pe departamente sau procese întregi.
• Asistenții executivi se concentrează adesea pe anumite persoane și funcții.

Iată câteva exemple despre cum ar putea arăta această diferență cheie în practică:

• Gestionarea calendarului unei săli de conferințe (AA) vs. gestionarea calendarului de călătorie (EA) al unui singur executiv
• Răspuns la e-mailurile trimise în contul companiei (AA) vs. corespondența de rutare pentru o anumită persoană (EA)
• Distrați toți clienții și vizitatorii care fac check-in la recepție (AA) vs. ducând un client cheie la prânz înainte de a se întâlni cu executivul (EA)

Asistent executiv vs. Asistent administrativ: Descrierea postului

asistent executiv

În general, un asistent executiv sprijină un executiv sau o echipă de directori. Responsabilitățile specifice ale unui asistent executiv variază de la companie la companie și executiv la executiv. Majoritatea EA rezolvă probleme, elaborează strategii de afaceri, gestionează proiecte, planifică evenimente, ghidează comunicările și multe altele. Majoritatea asistenților executivi îndeplinesc o varietate de sarcini administrative - cum ar fi calendarul și călătorii corporative planificare - în timp ce abordează și proiectele companiei bazate pe misiuni.

Responsabilitățile asistentului executiv includ:

• Gestionarea salarizării
• Planificarea îmbunătățirilor de proiectare și amenajare a biroului
• La bord și la bordul noilor angajați
• Gestionarea sarcinilor operaționale, inclusiv gestionarea avantajelor de recompensă a angajaților, parcare și întreținerea clădirilor
• Asistarea directă a directorilor
• Tratarea problemelor și actualizărilor legate de tehnologie și echipamente de birou
• Planificarea evenimentelor
• Coordonarea călătoriei
• Programarea și gestionarea calendarelor
• Crearea rapoartelor

Exemplu de descriere a postului de asistent executiv

ZipRecruiter oferă un exemplu util de descriere a postului de asistent executiv care enumeră următoarele atribuții și responsabilități:

• Răspuns la întrebări telefonice, direcționarea apelurilor și furnizarea informațiilor de bază despre companie
• Confortabil îndeplinirea sarcinilor de serviciu, preluarea notelor, păstrarea fișierelor și organizarea documentelor. Fotocopiere, trimitere prin fax, colectare etc., după cum este necesar.
• Aranjează călătoriile, cazarea, itinerariile și toate corespondențele legate de aranjamente, după cum este necesar.
• Planifică / organizează și implementează evenimente precum întâlniri, prânzuri de afaceri sau cine pentru clienți

Asistent Administrativ

In conformitate cu Biroul de Statistică a Muncii , Asistenții Administrativi (AA) „îndeplinesc sarcini administrative și de birou de rutină. Organizează fișiere, pregătesc documente, programează întâlniri și susțin alți angajați. ”

Mulți au experimentat Asistenții administrativi oferă rezumate mai bogate , explicând că asistenții administrativi fac aproape orice și tot ce este necesar pentru a ajuta afacerile să funcționeze fără probleme.

Responsabilitățile asistentului administrativ includ:

• Gestionarea comunicațiilor de birou
• Tehnologie de manipulare și echipamente de birou
• Planificarea evenimentelor
• Coordonarea călătoriei
• Programarea și gestionarea calendarelor
• Menținerea listelor de contacte
• Păstrarea birou sistem de depunere pentru a
• Salutarea vizitatorilor
• Crearea facturilor
• Urmărire și comandă rechizite de birou
• Asigurarea unei sănătăți stație de gustări de birou și alte avantaje

Exemplu de descriere a postului de asistent administrativ

Un exemplu de descriere a postului de asistent administrativ din Funcționabil conține următorul document de lucru:

„Căutăm un asistent administrativ responsabil pentru a îndeplini o varietate de sarcini administrative și de birou. Atribuțiile asistentului administrativ includ oferirea de asistență managerilor și angajaților noștri, asistența în necesitățile zilnice ale biroului și gestionarea activităților administrative generale ale companiei noastre. '

Asistent executiv vs. Asistent administrativ: Competente esentiale

Asistenții executivi excelează atunci când posedă următoarele abilități de bază :

• Inventivitate să dezvolte soluții și alternative în situații sensibile la timp și la presiune ridicată.
• Abilitatea de a stai calm sub presiune pentru a servi în mod eficient directori și a rezolva probleme.
• Savviness tehnic pentru a putea folosi toate Instrumentele de comerț pentru a îmbunătăți și a consolida procesele.
• Gândire de ansamblu pentru a oferi directorilor orientări strategice.
• Prioritizare pentru a realiza lucrurile cu adevărat importante.
• Discreție a fi o resursă de încredere și păstrarea informațiilor confidențiale. Șefii trebuie să poată avea încredere în asistenții executivi pentru a gestiona informațiile delicate cu grijă, înțelegere și diligență.
• Aptitudini organizatorice pentru a urmări obiectele fizice și proiectele, maximizând în același timp ivitatea.
• Multifunctional pentru a finaliza strategic obiecte importante de rezolvat în timp ce echilibrați sarcini mici.
• Anticipare pentru a detecta probleme și oportunități în situații și relații.
• Inteligenta emotionala să interpreteze și să acționeze asupra emoțiilor în sine și în ceilalți.
• Abilități de comunicare pentru a transmite în mod eficient mesaje către o varietate de segmente de public diferite într-o varietate de formate diferite.
• Viteză și decisivitate pentru a face mișcările corecte în situații de înaltă presiune.
• LA pielea groasă și simțul umorului să rămână sănătos și să păstreze o atitudine pozitivă indiferent ce se întâmplă.
• Vrednicie de rețea a construi avantajosși împlinirea conexiunilor.
• Abilități de negociere să facă imposibilul să se întâmple.
• Abilități de analiză pentru a informa deciziile cheie de afaceri.

Asistenții administrativi excelează atunci când posedă următoarele abilități de bază :

• Rezolvarea creativă a problemelor. Abilitatea de a rezolva creativ probleme transformă asistenții administrativi în active neprețuite. Chelsea Hnat, Asistent executiv al CEO pentru Advancing Women Executives, are acest lucru de spus despre asistenții care pot rezolva problemele: „Cu cât sunt mai capabili să depaneze în mod eficient, cu atât devin mai valoroși în poziția lor, deoarece păstrează totul în mișcare fără probleme”.
• Eticheta corectă să comunice eficient și respectuos cu părțile interesate interne și externe.
• Inteligenta emotionala să interpreteze și să acționeze asupra emoțiilor în sine și în ceilalți.
• Previziune și anticipare să recunoască și să rezolve potențialele probleme înainte ca acestea să ajungă la dezastre depline.
• Multifunctional pentru a elimina o varietate de sarcini meniale fără a lăsa nimic să cadă prin crăpături.
• Adaptabilitate pentru a schimba sarcinile (și perspectivele mentale) la un moment dat.
• Aptitudini organizatorice pentru a urmări obiectele fizice și proiectele, maximizând în același timp ivitatea.
• O atitudine de serviciu. Valerie Gomez, asistent administrativ la ADP, spune , ' Este foarte important. Un executiv rockstar sau un asistent administrativ VREA să-și servească liderul - indiferent dacă sarcina este mare sau mică. Un administrator puternic știe că, ajutând la atingerea obiectivelor șefului lor, își vor atinge propriile lor obiective. ”
• Inventivitate să dezvolte soluții și alternative în situații sensibile la timp și la presiune ridicată.
• Pietriș pentru a menține calmul atunci când lucrurile merg prost.
• Abilități de comunicare pentru a transmite în mod eficient mesaje către o varietate de segmente de public diferite într-o varietate de formate diferite.
• Savviness tehnic să poată folosi toate instrumentele comerțului pentru a îmbunătăți și a consolida procesele.
• Gândire de ansamblu să ofere îndrumări strategice.
• Atenție la detalii pentru a se asigura că nimic nu cade prin crăpături.
• Prioritizare pentru a realiza lucrurile cu adevărat importante.

Asistent executiv vs. Asistent administrativ: Căi de carieră

Atât asistenții executivi, cât și asistenții administrativi se bucură de cariere flexibile. Ambele poziții oferă o mulțime de spațiu lucrătorilor ambițioși pentru a-și crea propriile oportunități și a deschide parcursurile de carieră pe baza obiectivelor și intereselor.

Căile carierei asistentului executiv

În calitate de asistent executiv, posibilele tale cariere sunt limitate doar la ambiția ta. Asistenții executivi lucrează cu oricine și cu toată lumea din cadrul companiilor lor, astfel că au o mulțime de oportunități de a cunoaște oameni, de a afla despre diferite poziții și de a-și dezvolta o varietate de abilități pe măsură ce ajută echipele din întreaga companie.

Experții recomandă izolând pozițiile pe care ați putea dori să le explorați în cadrul companiei dvs. În acest fel, puteți face un punct să aflați cât mai multe despre ele în timp ce vă aflați în rolul de asistent executiv.

O poziție de asistent executiv poate fi atât începutul promițător, cât și sfârșitul fericit al unei cariere promițătoare. Mulți EA aleg să rămână și să crească în pozițiile lor. Întrucât EA susțin conducerea companiei, aceștia au capacitatea de a-și asuma din ce în ce mai multă responsabilitate pe măsură ce își dezvoltă noi abilități. În esență, nu există un punct mort pentru asistentul executiv; întotdeauna mai este ceva de făcut și de învățat.

Mulți asistenți executivi chiar devin ei înșiși directori. După ce au petrecut ani de zile lucrând alături de conducerea companiei, asistenții executivi sunt pregătiți să ocupe funcții de conducere. Uneori, asistenții executivi urcă până la vârf ca și cum vicepresedinte și alți lideri de nivel înalt.

Calea carierei asistentului administrativ

La fel ca asistenții executivi, asistenții administrativi au mult spațiu pentru a-și modela cariera pentru a-și atinge obiectivele. Deoarece AA realizează o varietate de sarcini diferite, pot afla cu ușurință ce lucruri le plac. AA vor avea șansa de a explora roluri în cadrul companiilor lor actuale și de a descoperi ce roluri sunt disponibile în întreaga industrie pe măsură ce fac rețea și colaborează cu părțile interesate externe.

Asistenții administrativi pot, de asemenea, să rămână în rolurile lor și să își extindă responsabilitățile și domeniile pentru a se potrivi cu seturile lor de competențe în creștere. AA-urile ar putea trece de la lucrul cu un singur departament la preluarea de roluri administrative care deservesc întreaga companie. S-ar putea chiar să treacă la roluri de asistent executiv, unde vor servi un executiv specific.

La fel ca și carierele de asistent executiv, posibilitățile de carieră pentru asistenții administrativi sunt nelimitate. AA pot câștiga experiență și apoi se pot specializa, își pot extinde rolurile actuale sau își pot canaliza abilitățile administrative pentru a servi anumite persoane sau funcții.

(- Alăturați-vă unuia dintre grupurile noastre private FB exclusiv pentru asistenți executivi și administrativi. Este o comunitatesă vă conectați, să colaborați și să împărtășiți sfaturi despre cum să depășiți spectrul larg de provocări cu care vă confruntați în rolul dvs.)