Ce trebuie să știți despre ierarhia funcției administrative

Ierarhia funcției administrative

Înțelegeți ierarhia administrativă a funcției?



Chiar și persoanele care au fost în domeniul administrativ de ani de zile pot găsi, uneori, un pic confuz rețeaua sa complexă de funcții, structuri organizaționale și responsabilități variate. Administratorii cu experiență se pot trezi punând întrebări, cum ar fi:

  • Ce lucruri diferite fac de obicei ofițerii administrativi și supraveghetorii administrativi? (Ofițerii gestionează de obicei procesele, în timp ce supraveghetorii gestionează procesele, dar și alți angajați.)
  • Care este diferența dintre un Administrator de birou și un manager de birou ?
  • Este un administrator executiv un administrator la nivel executiv sau cineva care administrează directorilor? (Ei administrează de obicei directorilor.)

(- Faceți mai multe lucruri Asistența - buletinul informativ săptămânal nr. 1 realizat pentru asistenți de către asistenți.)

Întrebările continuă și continuă. În cele din urmă, misterioasa schemă a funcțiilor administrative ar putea determina profesioniștii să se întrebe unde se încadrează propriile lor titluri în peisajul general. O dilemă similară ar putea descurca vânătorii de locuri de muncă care se întreabă ce titluri de posturi administrative trebuie să vizeze în căutările lor de carieră.



Confuz cu privire la ierarhia titlului de post administrativ

Să clarificăm ierarhia administrativă a funcției! Iată tot ce trebuie să știți pentru a înțelege diferitele niveluri ale titlurilor de administrator și, de asemenea, pentru a interpreta ce înseamnă titlurile.

O notă înainte de a începe: Titlurile posturilor, responsabilitățile și așteptările pe care le acoperim mai jos pot apărea sub mai multe niveluri. De exemplu, un manager de birou ar putea fi o poziție entry-level la o companie și o poziție la nivel înalt la o companie diferită, care are nevoi de birou mai exigente. În plus, rețineți că această listă acoperă multe, dar cu siguranță nu toate, funcțiile administrative pe care le veți întâlni.



Titluri de posturi administrative la nivel de intrare

Titluri de posturi administrative la nivel de intrare

  • Coordonator birou
  • Administrator de birou
  • Asistent de birou
  • Manager de birou
  • Functionar
  • Asistent la recepție
  • Grefier de introducere a datelor
  • Specialist în introducerea datelor
  • Coordonator departament
  • Coordonator Administrativ
  • Asistent Administrativ
  • Asistent Servicii administrative
  • Ajutor administrativ
  • Asociat administrativ
  • Administrator
  • Asistent administrativ junior
  • Administrator de evenimente
  • Recepţioner
  • Grefier de dosar
  • Asistent personal

Responsabilități de post de administrator la nivel de intrare

Administratorii la nivel de intrare fac de obicei un pic din toate. S-ar putea să aibă o zi lentă de organizare a fișierelor și pregătirea documentelor și apoi să vină la muncă a doua zi pentru a găsi o căsuță de e-mail plină de cereri variate de la membrii personalului din jurul biroului.

Angajații își caută administratorii pentru orice fel de sprijin de care au nevoie la un moment dat. Persoanele care ocupă aceste funcții completează toate lucrurile care trebuie făcute în jurul biroului, ajutând angajații să facă cea mai bună treabă și menținând biroul funcționând cât mai ușor posibil.

Orice administrator la nivel de intrare probabil se va găsi:

  • Gestionarea comunicațiilor de birou - trimiterea apelurilor telefonice organizaționale, a e-mailurilor și a poștei tradiționale
  • Menținerea serviciilor de birou, inclusiv resurse și facilități IT (Aceasta include trimiterea de întrebări tehnice și cereri de servicii.)
  • Colaborarea între departamente pentru a ajuta la planificarea evenimentelor și inițiativelor
  • Coordonarea planurilor de călătorie, realizarea itinerariilor și completarea rezervărilor
  • Programarea și gestionarea calendarelor
  • Menținerea listelor de contacte
  • Păstrarea biroului sistem de depunere pentru a
  • Reprezentarea intereselor biroului în relațiile cu asociați externi, inclusiv furnizori, consultanți și clienți
  • Crearea facturilor
  • Urmărire și comandă rechizite de birou
  • Furnizarea gustări de birou și alte avantaje
  • Oferirea de asistență necesară directorilor, managerilor și directorilor
  • Menținerea spațiilor de birouri partajate organizate
  • Gestionarea pachetelor și a mesajelor de intrare și de ieșire

Pentru a gestiona în mod adecvat această diversă listă de responsabilități, se așteaptă, de obicei, ca administratorii la nivel de bază să:

  • Recunoașteți și răspundeți la potențiale probleme
  • Luați inițiativa pentru a rezolva problemele în mod independent și creativ (Pentru a fi cât mai eficienți posibil, administratorii de nivel inițial trebuie să fie capabili să ia decizii și să rezolve problemele fără a necesita contribuția altcuiva).
  • Comunicați eficient și respectuos cu părțile interesate interne și externe într-o varietate de formate diferite
  • Gestionează strategic timpul
  • Multitasking și schimbă rapid sarcinile pentru a finaliza o varietate de sarcini minore, fără a lăsa nimic să cadă prin crăpături
  • Organizați și procesați informații, ținând în același timp evidența articolelor fizice și a proiectelor pentru a maximiza ivitatea
  • Menține calmul atunci când lucrurile merg prost
  • Fiți prompt și pregătiți în orice moment
  • Amintiți-vă detaliile cheie, deoarece mai multe persoane fac cereri verbale, scrise manual și prin e-mail pe tot parcursul zilei
  • Lucrați rapid, dar cu precizie

Titluri de posturi administrative de nivel mediu

Titluri de posturi administrative de nivel mediu

  • Asistent Administrativ
  • Manager de birou
  • asistent executiv
  • Manager operațiuni
  • Manager servicii administrative
  • Manager de asistență administrativă
  • Specialist în asistență administrativă
  • Administrator de evenimente
  • Asistent personal
  • Administrator de servicii
  • Coordonator de călătorie
  • Specialist administrativ
  • Asistent administrativ executiv
  • secretar executiv
  • Manager de afaceri
  • Administrator de afaceri
  • Manager de facilități
  • Tehnician administrativ
  • Asistent personal
  • Programator
  • Asistent de unitate

Responsabilitățile postului de administrator de nivel mediu

La fel ca administratorii entry-level, administratorii de nivel mediu fac puțin din toate. (Ce putem spune; pare a fi un semn distinctiv al domeniului administrativ.) Cu toate acestea, spre deosebire de administratorii entry-level, administratorii de nivel mediu fac de obicei sarcini puțin mai puține, dar mult mai specializate, cum ar fi gestionarea salarizării. Administratorii de nivel mediu vor fi, de asemenea, chemați în mod obișnuit să participe la proiecte de mari dimensiuni ale companiei, inclusiv inițiative de cultură a companiei, programe de recompensare a angajaților și rebrandinguri strategice.

În plus, odată ce administratorii s-au mutat de la nivelul de intrare la nivelul mediu, vor avea acumulată suficientă experiență pentru a proiecta și implementa propriile politici pentru a îmbunătăți operațiunile companiei.

Orice administrator de nivel mediu se va găsi probabil:

  • Implementarea politicilor de birou și strategizarea îmbunătățirilor proceselor existente
  • Dezvoltarea inițiativelor legate de cultura companiei și bunăstarea angajaților
  • Implementarea procedurilor critice de siguranță, inclusiv stabilirea planurilor de evacuare, efectuarea de exerciții și stabilirea securității clădirii
  • Gestionarea salarizării
  • Planificarea îmbunătățirilor de proiectare și amenajare a biroului
  • La bord și la bordul noilor angajați
  • Gestionarea sarcinilor operaționale, inclusiv gestionarea avantajelor de recompensă a angajaților, parcare și întreținerea clădirilor
  • Asistarea directă a directorilor
  • Planificarea evenimentelor și întâlnirilor
  • Coordonarea călătoriei
  • Programarea și gestionarea calendarelor
  • Crearea de rapoarte și, uneori, prezentarea lor
  • Supravegherea altor membri ai personalului de birou
  • Păstrarea cărților și înregistrărilor
  • Deținerea proceselor de facturare
  • Determinarea organizării și arhitecturii informaționale a companiei
  • Interfață cu clienții, furnizorii, managementul clădirilor și angajații în mod regulat
  • Desfășurarea de proiecte majore de birouri, cum ar fi renovări, instalații și inițiative de proiectare a birourilor
  • Gestionarea bugetului biroului și administrarea financiară, de la gestionarea cheltuielilor la procesele de implementare
  • Negocierea și urmărirea contractelor
  • Audierea (și soluționarea problemelor legate de) reclamații
  • Rezolvarea conflictelor angajaților

Asistent administrativ multitasking

Pentru a gestiona în mod adecvat această diversă listă de responsabilități, administratorii de nivel mediu sunt de obicei așteptați:

  • Dezvoltați în mod independent soluții viabile la probleme pe măsură ce apar
  • Profitați de toate Instrumentele de comerț pentru a îmbunătăți și a consolida procesele
  • Gândiți-vă strategic și oferiți directorilor o îndrumare de ansamblu
  • Manipulați cu grație presiunea pentru a rămâne o resursă constantă de încredere pentru management
  • Prioritizați munca în moduri care se aliniază la misiunea companiei
  • Folosiți întotdeauna discreția pentru a fi un păstrător de încredere al informațiilor confidențiale
  • Transmiteți în mod eficient mesaje către o varietate de segmente de public diferite, într-o varietate de formate diferite
  • Negociați și faceți rețea pentru a construi conexiuni avantajoase și satisfăcătoare
  • Folosiți inteligența emoțională pentru a lucra armonios și eficient cu ceilalți
  • Aplicați abilități analitice pentru a informa deciziile cheie de afaceri
  • Înțelegeți și interpretați informații complexe legate atât de responsabilitățile biroului abstracte (relații), cât și tehnice (gestionarea stocurilor)
  • Adaptați-vă la cerințele și responsabilitățile în schimbare
  • Conduceți pe alții și delegați sarcini
  • Ghidați proiectele și fluxurile de lucru de la inițiere până la finalizare
  • Prinde detalii atât mari, cât și mici
  • Ascultați, încurajați și oferiți ocazional „terapie” la locul de muncă

(- Faceți mai multe lucruri Asistența - buletinul informativ săptămânal nr. 1 realizat pentru asistenți de către asistenți.)

Titluri de posturi administrative la nivel înalt

Asistent administrativ la nivel înalt

  • Manager de birou
  • asistent executiv
  • Asistent executiv senior
  • Asistent personal senior
  • Director administrativ
  • Director de Administratie
  • Director Servicii administrative
  • Directorul operațional
  • Director de operatiuni
  • Recepționer senior
  • Legătura cu comunitatea
  • Ofițer șef
  • Chief People Officer

Responsabilități la nivel înalt ale posturilor de administrator

La fel ca alți administratori, administratorii de nivel înalt fac totul din când în când. Cu toate acestea, în poziții la nivel înalt, focalizarea pe care am început să o vedem în jurul nivelului mediu devine și mai profundă. Administratorii la nivel înalt își petrec de obicei mai mult timp lucrând cu directori specifici sau lucrând la procese de afaceri. Administratorii experimentați își vor petrece cea mai mare parte a timpului asigurând succesul zonei lor de concentrare și mult mai puțin timp asistând la probleme fragmentare, urgențe minore și alte sarcini administrative la scară mică.

Orice administrator de nivel înalt se va găsi probabil:

  • Funcționând ca colaborator șef în jurul biroului
  • Fiind singura legătură între echipe de birouri disparate în timpul dezvoltării și executării inițiativelor, politicilor și proceselor la nivelul întregii companii
  • Facilitarea și chiar conducerea de noi inițiative de afaceri și proiecte strategice
  • Consultanță pentru îmbunătățirea operațiunilor și fluxurilor de lucru pentru departamente întregi
  • Efectuarea unei varietăți de funcții strategice de resurse umane legate de angajarea angajaților, păstrarea și dezvoltarea politicilor
  • Gestionarea altor șefi de departamente și manageri
  • Determinarea modului de utilizare optimă a resurselor companiei
  • Informarea părților interesate ale companiei cu privire la actualizările și evoluțiile cheie
  • Gestionarea și îndrumarea întregii echipe de asistență administrativă și adesea și a altor echipe
  • Stabilirea obiectivelor pentru întreaga companie și echipele individuale
  • Supravegherea tuturor lucrurilor legate de operațiunile zilnice
  • Urmărirea oportunităților de dezvoltare a afacerii
  • Menținerea relațiilor strategice de afaceri externe
  • Funcționând la comandant secund pentru executivi cheie și preluând o multitudine de responsabilități în cadrul acestei capacități

Pentru a gestiona în mod adecvat această diversă listă de responsabilități, administratorii de nivel mediu sunt de obicei așteptați:

  • Aveți ani de experiență și succese dovedite în calitate administrativă sau managerială
  • Demonstrați abilități de gândire strategică și critică care rivalizează cu cele ale directorilor pe care îi deservesc
  • Poseda un ochi supranatural pentru detalii; acești oameni își amintesc numele tuturor, fiecare dată scadentă și fiecare punct cheie despre politici și procese
  • Comunicați cu oricine și cu toată lumea pentru a obține rezultate
  • Manipulați-vă timpul până se pare că au mai multe ore într-o zi
  • Demonstrați un angajament la nivel de investitor față de misiunea companiei
  • Aveți o pricepere pentru îmbunătățirea proceselor și gestionarea fluxurilor de lucru într-un mod care promovează eficiența, precum și bunăvoința
  • Fiți plăcut și respectat de către angajații de toate nivelurile și din toate departamentele
  • Acceptați toate rezultatele, chiar și cele care nu ating direct munca de zi cu zi

(- Faceți mai multe lucruri Asistența - buletinul informativ săptămânal nr. 1 realizat pentru asistenți de către asistenți.)

Dacă vă aflați în domeniul administrativ (mai ales dacă răsfoiți locuri de muncă), suntem siguri că ați găsit o parte echitabilă din titlurile de posturi administrative. Ne-ar plăcea informațiile dvs. despre ierarhia administrativă a funcției. Spuneți-ne ce titluri am ratat și împărtășiți-vă detaliile mai jos!

Mulțumiri speciale lui O*NET OnLine , sponsorizat de Departamentul Muncii din SUA, pentru păstrarea unei baze de date uimitoare cu informații despre ocuparea forței de muncă.